Funkcje systemu CRM - zestawienie 15 najważniejszych

Funkcje systemu CRM - zestawienie 15 najważniejszych


Na rynku znajdziesz wiele systemów CRM. Niektóre z nich mają podobne cechy, ale przeważnie różnią się od siebie oferowanymi funkcjami. Zestawiliśmy dla Ciebie funkcje systemu CRM, które według nas powinien posiadać dobry system.


Pamiętaj, że wykorzystywane narzędzia i strategia, którą przyjmujesz mają bardzo duży wpływ na osiągane przez Ciebie wyniki.


Oczywiście liczba funkcji nie jest gwarancją sukcesu, dlatego wybierz system CRM, który będzie precyzyjnie odpowiadał na potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Nieważne, na jakim etapie drogi jesteś - czy dopiero szukasz systemu CRM, czy jesteś doświadczonym Menedżerem, który potrzebuje większego wachlarza funkcji – w tym artykule znajdziesz coś dla siebie.


Funkcje systemu CRM


1. Zarządzanie szansami sprzedaży

Efektywne zarządzanie procesem sprzedaży to klucz do sukcesu każdej firmy.Jednym z najważniejszych zadań, jakie stoją przed systemem CRM, jest wsparcie sprzedaży. CRM powinien pozwolić na projektowanie własnych procesów sprzedaży, z własnymi etapami i atrybutami. Ponadto powinieneś mieć możliwość tworzenia kilku kampanii sprzedażowych. Może być przecież tak, że jeden z Twoich zespołów zajmuje się sprzedażą aktualnych produktów, a inny wprowadzaniem zupełnie nowego na rynek. W obu przypadkach system powinien dać Ci możliwość dostosowania kampanii do Twoich potrzeb.

funkcje systemu crm szanse sprzedaży w  programie crm

Funkcje systemu CRM —widok szans sprzedaży


Tak uporządkowany proces sprzedaży powinien zostać uzupełniony o raporty zarówno dla handlowców jak i dla kierowników, aby mogli ciągle doskonalić proces i osiągać coraz lepsze wyniki.


Możliwości projektowania procesów sprzedażowych w systemie CRM opisane są -> tutaj.


2. Kompletna wiedza o kontrahentach w jednym miejscu

Jest to jedna z podstawowych i jednocześnie kluczowych funkcji systemu CRM. Dlaczego jest tak ważna?

System CRM gromadzi informacje o kontrahentach w uporządkowany sposób. Tworzy jedną, wspólną bazę wiedzy o Twoich klientach i partnerach. Pozwoli Ci zapomnieć o stosie kartek, nieporęcznych notesach i pulpicie zaśmieconym przez dziesiątki plików Excela i Worda. Stanowi też gwarancję bezpieczeństwa danych, ponieważ informacje przechowywane w ten sposóbnie znikną z Twojego systemu. Natomiast dane, które Twój pracownik zapisuje w notesie, odejdą z organizacji razem z nim, jeśli zachoruje lub postanowi zrezygnować z pracy. Wrażliwe dane, takie jak dane osobowe i dane o współpracy wymagają szczególnej ochrony. Dlatego gromadzenie ich wymaga korzystania ze sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań, takich jak system CRM.


3. Planowanie i koordynacja pracy

Skuteczność Twoich pracowników uzależniona jest od odpowiedniego planowania ich pracy. Jak to wygląda w dobrym systemie CRM?

Praca z programem CRM powinna umożliwić Ci efektywne zarządzanie zadaniami Twoich pracowników. Nie powinni oni bowiem poświęcać swojej uwagi na zapamiętywanie informacji o zaplanowanych zadaniach oraz umówionych spotkaniach z klientem - odpowiednio wcześniej może im o tym przypomnieć system CRM. Pomocny w planowaniu i koordynacji pracy okazuje się również pulpit pracownika, na którym możesz umieścić najbardziej potrzebne w codziennej pracy informacje, m.in. kalendarz z najważniejszymi zadaniami i spotkaniami z klientami.

funkcje systemu crm kontrahenci ranking w programie crm

 4. Zarządzanie sprzedażą i ofertowaniem

W jaki sposób system CRM pozwala na sprawne zarządzanie procesem sprzedaży i ofertowaniem?

System CRM przechowuje spis wszystkich ofert przekazanych Twoich klientom, razem z informacją o indywidualnych cenach lub rabatach. Powinien pozwalać też na szybkie przekształcenie oferty w zamówienie, tak aby zaoszczędzić Twój czas i zmniejszyć ilość dodatkowych zadań. Dostęp do ofert powinien zależeć wyłącznie od Ciebie, dlatego dobry system CRM pozwala na zarządzanie uprawnieniami zależnie od potrzeb firmy. Możesz nadać pracownikom uprawnienie lub odebrać, jeśli uznasz, że ktoś inny powinien zająć się otwartą szansą sprzedaży.


5. Kontrola działań i pracy handlowców

Bez monitorowania skutków prowadzonych działań, nie możesz mieć pewności, że podejmowane działania są skuteczne i efektywne. Zapewne, jak każdy przedsiębiorca, nie chcesz marnować swoich pieniędzy, dlatego na pewno docenisz możliwość kontroli pracy swoich pracowników. Jako kierownik odpowiedzialny za sprzedaż, musisz mieć możliwość bieżącego monitorowania zaplanowanych i realizowanych przez Twoich handlowców działań. Program CRM powinien zapewnić Ci dostęp do listy zadań Twoich pracowników - zarówno tych planowanych, jak i wykonanych. System powinien także wygenerować interesujący dla Ciebie raport. Dodatkowo, wyeliminowanie konieczności przesyłania plików pomiędzy pracownikami pozwala zaoszczędzić czas i skraca proces podejmowania decyzji (wszystkie ważne dokumenty są dostępne w systemie).


6. Raporty dla zarządu

Monitorowanie prowadzonych działań może być trudne i nużące albo przejrzyste i możliwe do przeanalizowania w szybki sposób.

To od Ciebie zależy, czy chcesz przeglądać wiele plików z różnymi zakładkami, analizować niekończące się arkusze w Excelu i poświęcać czas na tworzenie wykresów, które pozwolą Ci zobrazować Twoje wyniki, czy wolisz włączyć system i po prostu kliknąć na właściwy raport.

Chcesz szybko dowiedzieć się, który z Twoich kontrahentów generuje największy przychód?Proszę bardzo, to tylko przykładowy raport, który powinien dostarczyć Ci dobry system CRM. Przedstawiony tutaj ranking kontrahentów bazuje na wystawionych dokumentach sprzedaży.

funkcje systemu crm aktywność handlowców w programie crm

7. Raporty dla przedstawicieli handlowych

Raporty to funkcja systemu CRM bardzo przydatna również dla Twoich pracowników. W jaki sposób handlowiec dowie się, z którym klientem może wypracować większy przychód?

Wymieniając, jakie funkcje systemu CRM są ważne, nie można pominąć raportów, które ułatwią i przyśpieszą pracę Twoich handlowców. Powinni szybko otrzymywać interesujące ich informacje, np. jaki osiągnęli obrót, ile brakuje im do zrealizowania targetu, ile mają otwartych procesów sprzedaży i na jakim są etapie. Raporty to zbiór informacji, który pomoże pracownikom w codziennej pracy, np. w ocenie, któremu kontrahentowi należy poświęcić więcej uwagi, ponieważ generuje duże obroty dla firmy.

funkcje systemu crm lejek sprzedaży crm chmura

Funkcje systemu CRM - przykładowy raport dla przedstawicieli handlowych


8. Historia kontaktów z kontrahentem

Podstawą budowania relacji z klientem jest posiadanie informacji o historii kontaktów Twojej firmy z danym kontrahentem. Wyobraź sobie, że Twój klient miał już kilku opiekunów handlowych, którzy kontaktowali się z nim wielokrotnie, za każdym razem w innym celu. Jakie ustalenia wynikły z tych kontaktów? Jak można obecnie scharakteryzować Wasze relacje? Bez systemu CRM te pytania wydają się trudne, natomiast z jego wsparciem kwestia ta staje się łatwiejsza, a Ty jesteś zwolniony z obowiązku pamiętania o wszystkim. Wśród ważnych funkcji systemu CRM powinna znaleźć się także możliwość podejrzenia historii kontaktów z klientem. Pozwala ona zadbać o to, aby obsługa Twojego klienta była jak najbardziej profesjonalna. Umożliwi Ci to karta kontrahenta, która zawiera wszystkie informacje — od pierwszego kontaktu z klientem.


9. Precyzyjne targetowanie kampanii

Chcesz przeprowadzić działanie skierowane do konkretnej grupy docelowej i nie stracić przy tym kosztownego czasu?


Dobry system CRM powinien także umożliwić Ci zarządzanie grupami docelowymi, uwzględniając wybrane przez Ciebie atrybuty. Jak możesz to wykorzystać? Na podstawie atrybutów będziesz w stanie odfiltrować właściwe osoby, np. takie, z którymi Twoi handlowcy nie kontaktowali się od dłuższego czasu. Mając już grupę docelową, powinieneś mieć możliwość wysłania masowego mailingu. Ponadto, Twoi pracownicy bardzo szybko będą mogli sami stworzyć taką grupę klientów i skontaktować się z nimi, aby odnowić relację.


10. Zarządzanie katalogiem produktów

Komunikacja z klientem jest bardzo ważna, dlatego warto zadbać o spójność kierowanych do nich komunikatów.Czy Twoi pracownicy przedstawiają spójne oferty?


Kolejna funkcja w systemie CRM, która jest niewątpliwie przydatna – wspólny katalog produktów. Spójna i dostępna dla wszystkich pracowników baza wiedzy o oferowanych przez Twoją firmę usługach i produktach. Warto, aby Twój system CRM umożliwiał Ci również zarządzanie polityką cenową i rabatową. To przydatna funkcja, wykorzystywana w ustalaniu indywidualnych warunków sprzedaży.

11. Uporządkowana komunikacja wewnętrzna

Sprawny przepływ informacji w firmie to jeden z kluczowych czynników, determinujących jej sukces.Zastanawiasz się, jak może pomóc Ci w tym obszarze dobry system CRM?


System, który wybierzesz, powinien mieć wbudowany komunikator, standaryzujący i usprawniający komunikację wewnętrzną. Taki komunikator umożliwi skuteczny przepływ informacji (i plików) w ramach zespołu i całej firmy. Dodatkowo, przydatnym rozwiązaniem przy procesie np. wprowadzania zmian w organizacji jest publikacja aktualności i ogłoszeń.

funkcje systemu crm komunikator komunikacja w crm

12. Zintegrowana poczta

Program CRM przechowuje wiele informacji, które wymieniliśmy przy okazji omawiania poprzednich funkcji.Czy wiedząc to wszystko, wyobrażasz sobie Twój system bez dostępu do poczty e-mail? My zdecydowanie nie.


Dobry system CRM to taki, który wykorzystuje protokół IMAP do integracji z Twoim klientem pocztowym, np. Outlook-iem. Taka możliwość pozwala na szybkie odszukanie wiadomości - wystarczy, że otworzysz kartę kontrahenta. Nie musisz już przeglądać ogromnej liczby wiadomości w poszukiwaniu informacji.


13. Elastyczne zarządzanie uprawnieniami

To zdecydowanie jeden z najważniejszych punktów, o którym trzeba wspomnieć, mówiąc o funkcjach systemu CRM. Dlaczego jest tak istotny?


Zarządzanie uprawnieniami jest gwarancją bezpieczeństwa Twoich danych. Dobry system CRM powinien umożliwić Ci elastycznie zarządzać uprawnieniami, czyli nadawanie i odbieranie je wybranym użytkownikom, kiedy uznasz to za konieczne. Ograniczony dostęp do faktur i rozliczeń zminimalizuje ryzyko związane z dostępem do informacji przez niepowołane osoby. Zgodzisz się chyba z tym, że Twoi handlowcy niekoniecznie powinni mieć dostęp do raportów przygotowanych dla zarządu? Świeżo upieczony pracownik nie powinien mieć nawet cienia możliwości przypadkowego usunięcia lub edycji danych o współpracy z kluczowymi klientami. Funkcja zarządzania uprawnieniami w dobrym systemie CRM powinna eliminować takie ryzyko.

funkcje systemu crm uprawnienia kierownicy zarządanie w crm

Funkcje systemu CRM - zarządzanie uprawnieniami


14. Integracja z programem handlowym

Korzystasz z programu handlowo-magazynowego? Jeśli tak, to zdecydowanie powinieneś zainteresować się tą funkcją.


Na czym polega integracja? System CRM wymienia dane z Twoim programem handlowym, np. Subiektem. W systemie CRM będziesz mógł zobaczyć dane finansowe i dokumenty swoich klientów. Zaoszczędzisz czas, mając wszystkie interesujące Cię dane w jednym miejscu, dostępnym 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. To samo dotyczy produktów i ich cen, czy stanów magazynowych. Skuteczny system CRM powinien zapewnić automatyczny eksport zamówień do Twojego programu handlowego. Skuteczna integracja powinna umożliwiać płynną i zautomatyzowaną pracę całej firmy.


15. Automatyzator

Chciałbyś, aby system CRM pracował za Ciebie? To możliwe, dzięki funkcji automatyzacji. 


Dobry system CRM dba także o to, aby powtarzalne i monotonne czynności nie zajmowały dużej części dnia handlowca. Wysyłka przypomnień o zaległych płatnościach czy otwieranie wielu szans sprzedaży to przykłady działań, które może zautomatyzować skuteczny program CRM. Co więcej, powinieneś móc samodzielnie ustalać reguły automatyzacji. To pozwoli Ci wykorzystać tą funkcję systemu CRM w pełni, dostosowując jej działanie do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.