Funkcje systemu CRM - 14 przydatnych funkcji

Funkcje systemu CRM - zestawienie 14 najważniejszych



Obecny rynek oferuje wiele systemów CRM. Niektóre z nich mają podobne cechy, ale przeważnie różnią się od siebie oferowanymi narzędziami. Zestawiliśmy dla Ciebie funkcje systemu CRM, które według nas powinien posiadać dobry program CRM.

Liczba funkcji systemu CRM nie jest gwarancją sukcesu, dlatego wybierz system CRM, który będzie precyzyjnie odpowiadał na potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Nieważne, czy dopiero szukasz programu CRM, czy jesteś doświadczonym menedżerem, który potrzebuje większych możliwości - w tym artykule na pewno znajdziesz coś dla siebie.



1. Integracja z programem handlowym


Integracja z programem handlowo-magazynowym to jedna z najważniejszych funkcji systemu CRM. Dzięki dwustronnej wymianie informacji użytkownik ma dostęp do danych, które zawsze są aktualne. Z programu handlowego przekazywane są informacje takie jak: baza kontrahentów, dokumenty faktur, baza produktów wraz ze stanami magazynowymi i cenami. Natomiast system CRM wysyła do systemu ERP dokumenty zamówień. Integracja z programem handlowym odbywa się automatycznie. Pracownicy nie muszą przepisywać danych ręcznie, dzięki czemu oszczędzają czas i eliminują ryzyko pomyłki. Synergius CRM integruje się z wieloma programami handlowo-magazynowymi. Tutaj możesz sprawdzić pełną listę integracji.




2. Zarządzanie szansami sprzedaży


Efektywne zarządzanie procesem sprzedaży to klucz do sukcesu każdej firmy. Jednym z najważniejszych zadań, jakie stoją przed systemem CRM jest wsparcie sprzedaży. Program CRM powinien pozwolić na projektowanie własnych procesów sprzedaży, z własnymi etapami i atrybutami. Ważne jest, aby posiadał możliwość tworzenia wielu kampanii sprzedażowych.

Będzie to przydatne wtedy, kiedy jeden z zespołów zajmuje się sprzedażą aktualnych produktów, natomiast inny wprowadzaniem zupełnie nowego na rynek. W obu przypadkach funkcje systemu CRM powinny dać Ci możliwość dostosowania kampanii do Twoich potrzeb.

Uporządkowany w ten sposób proces sprzedaży powinien zostać uzupełniony w raporty dla handlowców i kierowników, aby mogli stale doskonalić procesy i osiągać coraz lepsze wyniki.


3. Kompletna wiedza o kontrahentach w jednym miejscu


Baza wiedzy o kontrahentach to jedna z podstawowych i tym samym najbardziej kluczowych funkcji systemu CRM. Program CRM gromadzi informacje o klientach w uporządkowany sposób. System tworzy wspólną bazę wiedzy o Twoich kontrahentach i partnerach. Dzięki temu nie musisz prowadzić notatek ani tworzyć plików w Excelu oraz Wordzie.

Taki sposób przechowywania danych stanowi gwarancję bezpieczeństwa, ponieważ nie znikną z Twojego systemu CRM. Inaczej byłoby w przypadku, kiedy pracownik zapisywałby notatki, które mogłyby odejść razem z nim w przypadku choroby lub zmiany pracy. Wrażliwe dane, którymi dysponuje firma, takie jak dane osobowe oraz dane o współpracy wymagają szczególnej ochrony. Dlatego gromadzenie ich wymaga korzystania ze sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań, takich jak system CRM.

Baza wiedzy ma wpływ na budowanie relacji z klientem. Dlatego ważne jest, aby tworzyć historię kontaktów firmy z danym klientem. Bez systemu CRM może wydawać się to trudne, zważywszy na to, że kontrahent mógł mieć kilku opiekunów handlowych, którzy kontaktowali się z nimi wielokrotnie oraz ustalali różne rzeczy.

Ze wsparciem systemu CRM staje się to łatwiejsze, ponieważ handlowiec jest zwolniony z obowiązku pamiętania o wszystkim. Wśród funkcji systemu CRM powinna znaleźć się możliwość podejrzenia historii kontaktów z klientem. Pozwala ona zadbać o to, aby obsługa klienta była komfortowa i profesjonalna. Umożliwi to karta kontrahenta, zawierająca potrzebne informacje od pierwszego kontaktu z klientem.


4. Planowanie i koordynacja pracy


Skuteczność pracowników zależy od odpowiedniego planowania pracy. Program CRM powinien umożliwić efektywne zarządzanie zadaniami pracowników. Nie powinni poświęcać swojej uwagi na zapamiętywanie informacji o zadaniach oraz umówionych spotkaniach z klientem, dlatego system CRM odpowiednio wcześniej może o nich przypomnieć. Pomocny w planowaniu i koordynacji pracy okazuje się również pulpit pracownika, na którym można umieścić informacje najbardziej potrzebne w codziennej pracy m.in. kalendarz z zadaniami i spotkaniami z klientami.

Ważne jest też to, aby monitorować prowadzone działania. Musisz mieć pewność, że są one skuteczne i efektywne. Jako osoba odpowiedzialna za sprzedaż, docenisz możliwość kontroli pracy swoich handlowców dzięki systemowi CRM. Musisz mieć możliwość monitorowania działań zaplanowanych oraz zrealizowanych przez pracowników. Program CRM powinien zapewnić dostęp do listy zadań do wykonania przez handlowców - tych planowanych oraz wykonanych. CRM powinien generować potrzebne raporty. Wyeliminowanie konieczności przesyłania plików pomiędzy pracownikami pozwala zaoszczędzić czas i skraca proces podejmowania decyzji (wszystkie ważne dokumenty są dostępne w systemie CRM).


5. Zarządzanie ofertowaniem


Komunikacja z klientem jest bardzo ważna, dlatego warto zadbać o spójność kierowanych do nich komunikatów. Dotyczy to także ofert, które przekazujesz potencjalnym klientom. Czy w Twojej firmie prezentujecie klientom atrakcyjne wizualnie i spójne oferty?

System CRM przechowuje spis wszystkich ofert przekazanych klientom wraz z informacją o indywidualnych cenach lub rabatach. Jedną z funkcji systemu CRM powinna być możliwość szybkiego przekształcenia oferty w zamówienie, tak by zaoszczędzić czas i zmniejszyć ilość dodatkowych zadań. CRM powinien także umożliwiać tworzenie własnych szablonów ofert.


Dodatkiem do zarządzania ofertami w systemie CRM są automatyczne raporty, które prezentują np. procent wystawionych ofert wg kategorii produktowej lub wartość przekazanych ofert w miesiącach.


6. Raporty dla zarządu


Monitorowanie prowadzonych działań zdaje się być trudne i nużące. To od Ciebie zależy, czy chcesz przeglądać i analizować wiele plików oraz arkusze w Excelu i poświęcać czas na tworzenie wykresów, które pozwolą Ci zobrazować Twoje wyniki. Jeżeli chcesz, aby rezultaty Twoich działań były przejrzyste i możliwe do przeanalizowania w szybki sposób, zdecyduj się na system CRM, który wygeneruje Ci odpowiedni raport.

Chcesz dowiedzieć się, który z Twoich kontrahentów generuje największy przychód? A może sprawdzić aktywność handlowców? To tylko przykładowe raporty, które powinien zapewnić dobry system CRM.


7. Aplikacja mobilna


Praca handlowca związana jest ze spotkaniami oraz wizytami u kontrahentów. Funkcja systemu CRM, jaką jest kompatybilność aplikacji mobilnej z systemem CRM pozwoli na korzystanie z programu CRM na Androidzie oraz iOSie, a co za tym idzie – na szybkie odnajdywanie danych podczas spotkań.

Dzięki tej funkcjonalności pracownicy mogą dodawać nowe zadania lub kontakty oraz mieć dostęp do ważnych informacji na ich temat. A to wszystko dzięki współpracy z bazowym systemem CRM.


8. Lokalizacja kontrahentów na mapie


Duże znaczenie dla pozyskania kontrahenta ma lokalizacja jego przedsiębiorstwa. Bardzo często handlowcy znajdują się w sytuacji, w której wymagane jest osobiste spotkanie z potencjalnym klientem. Czasem takie spotkania mogą nieść za sobą trudności organizacyjne, szczególnie kiedy firma działa w skali ogólnokrajowej. Aby zoptymalizować czas pracy i trasy przejazdu do klienta, system CRM oferuje funkcję wyświetlania lokalizacji kontrahentów na mapie. Dzięki temu handlowiec może zredukować czas i koszta podróży.

Jedną z ważniejszych funkcji systemu CRM jest właśnie wyświetlanie lokalizacji kontrahentów na mapie. Jest to duże ułatwienie dla handlowca. Pozwala na umówienie spotkań z kilkoma klientami, którzy znajdują się w tym samym regionie. System CRM pozwala także na filtrowanie kontrahentów na podstawie statusu relacji. Może wyświetlić firmy w danym rejonie, które nie są jeszcze klientami firmy i postarać się o spotkanie.


9. Raporty dla przedstawicieli handlowych


Raporty to funkcja systemu CRM, która jest przydatna nie tylko dla managera, ale także dla handlowców. Dzięki temu pracownik może dowiedzieć się m.in., z którym klientem może wypracować największy przychód.

Wymieniając najbardziej przydatne funkcje systemu CRM nie można pominąć raportowania. Automatyczne generowanie raportów ułatwia i przyspiesza pracę Twoich handlowców. Pracownicy powinni szybko otrzymać interesujące ich informacje, tj. Jaki osiągnęli obrót, ile brakuje im do zrealizowania targetu, ile mają otwartych procesów sprzedaży i na jakim są etapie. Raporty to zbiór informacji w systemie CRM, który pomoże w codziennej pracy.


10. Zarządzanie katalogiem produktów


Wspólny katalog produktów to niewątpliwie kolejna przydatna funkcja w systemie CRM. Jest to spójna i dostępna dla wszystkich pracowników baza wiedzy o oferowanych przez firmę usługach i produktach. Warto, aby system CRM umożliwiał Ci zarządzanie polityką cenową i rabatową. Jest to bardzo przydatne narzędzie, które wykorzystuje się w celu ustalenia indywidualnych warunków sprzedaży.


11. Uporządkowana komunikacja wewnętrzna


Sprawny przepływ informacji w firmie to jeden z kluczowych czynników, determinujących sukces. Dobry system CRM może Ci w tym pomóc!

Jeżeli zdecydujesz się na system CRM powinien mieć wbudowany komunikator, standaryzujący i usprawniający komunikację wewnętrzną. Taki komunikator umożliwi skuteczny przepływ informacji w ramach zespołu i całej firmy. Dodatkowo, przydatnym rozwiązaniem przy procesie np. wprowadzania zmian w organizacji jest publikacja aktualności i ogłoszeń.


12. Zintegrowana poczta


Program CRM przechowuje wiele informacji, które zostały wymienione podczas omawiania poprzednich funkcji. Czy możesz sobie wyobrazić system CRM bez dostępu do poczty e-mail?

Dobry system CRM to taki, który wykorzystuje protokół IMAP do integracji z Twoim klientem pocztowym, np. Outlook-iem. Taka możliwość pozwala na szybkie odszukanie wiadomości. Wystarczy, że otworzysz kartę kontrahenta. Dzięki temu, nie musisz przeglądać ogromnej liczby wiadomości w poszukiwaniu informacji.


13. Elastyczne zarządzanie uprawnieniami


Jest to jedna z najważniejszych funkcji dobrego systemu CRM. Dlaczego jest tak istotny dla użytkownika?

Zarządzanie uprawnieniami jest gwarancją bezpieczeństwa danych. Dobry system CRM powinien umożliwić elastyczne zarządzanie uprawnieniami, czyli nadawanie i odbieranie je wybranym użytkownikom. Ograniczony dostęp do faktur i rozliczeń zminimalizuje ryzyko związane z dostępem do informacji przez niepowołane osoby, np. Handlowcy niekoniecznie potrzebują dostępu do raportów przygotowanych dla zarządu. Nowy pracownik nie powinien mieć najmniejszej możliwości przypadkowego usunięcia lub edycji danych o współpracy z kluczowymi klientami. Funkcja zarządzania uprawnieniami w systemie CRM powinna eliminować takie ryzyko.


14. Automatyzator


Dzięki funkcji automatyzacji system CRM może pracować za Ciebie. Dobry system CRM zadba także o to, aby powtarzalne i monotonne czynności nie zajmowały dużego nakładu pracy handlowca. Wysyłka powiadomień o zaległych płatnościach czy otwieranie wielu szans sprzedaży to przykłady działań, które może zautomatyzować skuteczny program CRM.

Co więcej, powinieneś móc samodzielnie ustalać reguły automatyzacji. To pozwoli wykorzystać tą funkcję systemu CRM w pełni, dostosowując jej działanie do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.