Ofertowanie w CRM

Brak jednolitych ofert to częsty problem firm działających bez wsparcia systemu do zarządzania relacjami z klientami. W takim stanie rzeczy nierzadko dochodzi do sytuacji, w której każdy handlowiec projektuje swoje własne oferty w edytorze tekstu. Jest to wyjątkowo czasochłonne, a dodatkowo wizualna odmienność poszczególnych ofert przyczynia się do budowania niespójnego wizerunku całej firmy. Wraz z systemem Synergius CRM zabezpieczysz się przed taką ewentualnością – dzięki jednolitym szablonom tworzenie ofert stanie się szybkie i wygodne, a Twoja firma już zawsze zachowa spójny wizerunek.

Synergius CRM pozwala na tworzenie wielu różnych szablonów ofert, które mogą być w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Poszczególne szablony, choć różniące się od siebie treścią, mogą uwzględniać określone stałe elementy, jak na przykład układ kompozycyjny, zdefiniowane przez firmę banery u góry dokumentu, stopki na samym dole i wiele innych.

Konkretne szablony, poza swoją kompozycją, mogą spełniać wiele różnych funkcji, co pozwala na wykorzystywanie ich w szeregu odmiennych sytuacji. Wśród zdefiniowanych stylów ofert mogą się znaleźć, na przykład, szablony proste, które zawierają jedynie podstawowe informacje (takie jak nazwa produktu, jego kod, cena, liczba sztuk, itd.), ale i bardziej rozbudowane, złożone szablony, które pobierają informacje z karty produktu – jego opis, zdjęcia i wiele innych. Ponownie należy wskazać w tym względzie na kluczową zaletę ofertowania w CRM, jaką jest spójność prezentowanego wizerunku wynikająca z faktu, iż każdy handlowiec ma do dyspozycji te same szablony ofert.

W sytuacji, w której kontrahent zaakceptuje przedłożoną ofertę handlową i zdecyduje się złożyć finalne zamówienie, Synergius CRM umożliwia natychmiastowe stworzenie zamówienia na bazie oferty. W tak wygenerowanym dokumencie będą zawarte wszystkie kluczowe informacje powiązane z ofertą i uwzględnione, na przykład, indywidualne ustalenia cenowe lub rabaty kontrahenta. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas pracowników – którzy już nie muszą tracić go na ręczne przepisywanie poszczególnych pozycji w ofercie – ale również eliminuje ryzyko powstających w ten sposób błędów.

Wygenerowaną z szablonu ofertę szybko i wygodnie można pobrać w pliku PDF w celu finalnego przedłożenia jej kontrahentowi. Jeśli jednak zdecydujesz się na integrację systemu CRM z Twoim kontem e-mail, cały ten proces może przebiec jeszcze sprawniej. Wystarczy jedynie, że z poziomu konkretnej oferty handlowej wybierzesz opcję wysyłki wiadomości e-mail, aby przejść do tworzenia wiadomości, w której dana oferta zostanie automatycznie dodana jako załącznik w formacie PDF.

Wszystkie składane przez Twoich handlowców dokumenty ofertowe gromadzone są na wspólnej liście ofert. Jej specyfika pozwala na samodzielną, dostosowaną do potrzeb przedsiębiorstwa konfigurację kolumn oraz filtrów. Dzięki takiej możliwości jesteście w stanie wyświetlać na liście dokumentów ofertowych niezbędne w procesie przetwarzania dokumentów informacje. Żadne zbędne dane nie utrudniają pracy i nie powodują niepotrzebnego bałaganu. Dodatkowo własnoręcznie uporządkowany panel filtrowania przyspiesza znacznie pracę i jest wsparciem codziennych działań. Jedną z opcji listy dokumentów ofertowych jest również możliwość eksportu jej zawartości do pliku xlsx. Jest to niezwykle przydatne w przypadku chęci analizy danych w zewnętrznych narzędziach, czy też w procesie raportowania aktywności zespołu sprzedażowego.

Synergius CRM posiada również szereg wbudowanych raportów powiązanych z procesem ofertowania, które dostarczają kierownikom zawsze aktualnych i przydatnych informacji. Moduł raportowania umożliwia, między innymi, analizę liczby ofert w danym okresie i najczęściej występujących na nich produktów lub ich kategorii cieszących się największą popularnością, ale także ocenę względem danego kontrahenta (jakie oferty są mu najczęściej składane?) lub określonego pracownika (na co zazwyczaj składa oferty?). Wszystko po to, aby koordynacja i optymalizowanie podejmowanych działań stawały się jeszcze łatwiejsze i wygodniejsze.