10 rzeczy, które powinien robić dobry system CRM

10 rzeczy, które powinien robić dobry system CRM


Wdrożenie w firmie funkcjonalnego systemu informatycznego, który przyczyni się w znacznym stopniu do rozwoju przedsiębiorstwa, to bardzo ważna kwestia. Jednak w perspektywie ogromnej liczby rozwiązań oraz zróżnicowanych potrzeb, inwestycja w najlepszy system nie jest łatwa. Co w takim razie charakteryzuje dobry system CRM i co powinien robić, aby w stu procentach spełnić nasze oczekiwania?


Gromadzenie danych kontrahentów


System CRM powinien być nie tylko twoją bazą danych, w której znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące klientów i partnerów biznesowych. Powinien również być rozbudowany o przydatne narzędzia, takie jak:

  • możliwość przypisywania wielu adresów do jednej osoby,
  • zapamiętywanie byłych pracowników,
  • tworzenie cech dla kontrahentów i osób kontaktowych,
  • możliwość przypisania opiekuna handlowego do klienta.

  • Powinien również posiadać zaawansowaną wyszukiwarkę osób – według nazwy, adresu, wybranych atrybutów itd.


    Planowanie, koordynowanie i nadzór pracy


    Dobry system CRM to taki, który posiada wbudowany kalendarz, pozwala dodawać zadania i zdarzenia, przydzielać je do konkretnych pracowników i dodawać uprawnienia. W skrócie – powinien być centrum dowodzenia, dzięki któremu nie tylko opracujemy plan działania, ale również otrzymamy raporty z tego, co udało się zrealizować, a co trzeba odłożyć w czasie. Ważną funkcją systemu jest też możliwość definiowania uprawnień.


    Zarządzanie sprzedażą


    A co z usprawnieniem i uproszczeniem procesu sprzedaży? CRM powinien umożliwiać standaryzację ofertowania i kompleksowe zarządzanie wszystkimi etapami sprzedaży. Powinien również usprawniać składanie zamówień, pozwalać na raportowanie, planowanie oraz ewidencjonowanie wszelkich działań. Wszystko po to, by proces sprzedaży przebiegał sprawniej niż dotychczas.


    Generowanie raportów


    Dobry system CRM to również taki, który umożliwia szybkie wygenerowanie raportu – zarówno dla zarządu, jak i handlowców. Powinien oddawać do dyspozycji zarówno gotowe raporty, generowane według szablonu, jak również w pełni indywidualnie dopasowane do potrzeb użytkownika. Raporty dla zarządu zobrazują wyniki osiągane przez pracowników i dostarczą wszelkich niezbędnych informacji, np. dotyczących etapów, na jakich znajdują poszczególne procesy. Raporty dla handlowców z kolei dadzą pracownikowi ważne wskazówki, np. któremu klientowi warto poświęcić więcej czasu.


    Nadzorowanie działań pracowników


    Jak duże jest zaangażowanie poszczególnych pracowników? Czym aktualnie się zajmują i czy nie powinni skupić się na pilniejszym zadaniu? Jak przebiegło spotkanie z klientem? Dobry system CRM powinien odpowiedzieć na wszystkie te pytania, dając możliwość oceny i poprawy pracy poszczególnych handlowców.


    Dostęp do historii


    Aby podwyższyć jakość obsługi klienta, niezbędny jest dostęp do historii kontaktów z kontrahentem. Dzięki systemowi, powinniśmy mieć możliwość sprawdzenia dotychczasowych kontaktów z klientem oraz przebiegu rozmów. Dzięki temu pracownik będzie miał możliwość opracowania strategii działania, a pod jego nieobecność, osoba go zastępująca otrzyma pełen obraz sytuacji i będzie mogła podjąć odpowiednie działania.


    Realizowanie działań masowych


    Chcesz pogrupować klientów pod kątem wybranych atrybutów, a następnie dokonać na takiej grupie skonkretyzowanych działań, takich jak edycja danych, zlecanie zadań czy wysyłka wiadomości e-mail? Z dobrym systemem CRM powinno być to jak najbardziej możliwe i proste.


    Zarządzanie produktami


    Ważną kwestią jest też dostęp do pełnej oferty produktowej, co usprawnia zarówno proces sprzedaży, jak i obsługę klienta. Pracownicy działają na tej samej, jednolitej bazie danych, mają dostęp do tych samym informacji i dzięki temu komunikacja z klientem jest spójna. Powinni mieć także możliwość ustalania indywidualnych cen, rabatów, dodawania zdjęć i plików, a także edytowania poszczególnych atrybutów w pojedynczych produktach, jak i całych kategoriach.


    Komunikacja wewnętrzna


    Narzędzie do publikowania ogłoszeń, centralna baza plików i, co najważniejsze, wbudowany komunikator – wszystko to powinno być częścią systemu CRM, aby komunikacja w firmie była łatwa, przyjemna i nie prowadziła do nieporozumień. Uporządkowanie danych czy zaawansowana wyszukiwarka pozwala utrzymać porządek komunikacyjny wewnątrz firmy, a także w kontaktach z kontrahentami.


    Integracja z pocztą oraz innymi aplikacjami


    Dużą wartością jeśli chodzi o funkcje systemu informatycznego w firmie jest możliwość jego zintegrowania z programami handlowymi, dzięki czemu to w jego obrębie pracownik będzie miał dostęp do wszelkich informacji i dokumentów. Import i eksport kontrahentów czy towarów oraz raportowanie sprzedaży to niezbędne funkcje dobrego systemu CRM. Podobnie jak możliwość jego integracji z klientem pocztowym, by móc odbierać i wysyłać maile bezpośrednio z poziomu systemu.


    Dobry system CRM jest rozwojowy!


    latego pamiętajmy, aby stawiać zawsze na rozwiązanie, które w przyszłości będzie aktualizowane i które pozwoli nam skorzystać z nowych narzędzi – bez nich rozwój biznesu może okazać się niemożliwy.