Ofertowanie w CRM


Stwórz spójny standard ofertowania

Zarządzaj ofertami w Twojej firmie

Ofertowanie to jedna z najważniejszych czynności wykonywanych przez handlowców. Synergius CRM dba o to, aby w Twoim przedsiębiorstwie panował spójny standard ofertowania i składania zamówień – niezależnie od tego, który pracownik tworzy daną ofertę handlową oraz kto jest jego klientem.

Brak jednolitych ofert to częsty problem firm działających bez wsparcia systemu do zarządzania relacjami z klientami. W takim stanie rzeczy nierzadko dochodzi do sytuacji, w której każdy handlowiec projektuje swoje własne oferty w edytorze tekstu. Jest to wyjątkowo czasochłonne, a dodatkowo wizualna odmienność poszczególnych ofert przyczynia się do budowania niespójnego wizerunku całej firmy. Wraz z systemem Synergius CRM zabezpieczysz się przed taką ewentualnością – dzięki jednolitym szablonom tworzenie ofert stanie się szybkie i wygodne, a Twoja firma już zawsze zachowa spójny wizerunek.

Importuj dane z programu ERP

Synergius CRM to nowoczesny system CRM, który łatwo może zostać zintegrowany z szeregiem najpopularniejszych programów ERP. Oznacza to, że przedstawiciele handlowi posiadają stały dostęp do wszystkich kluczowych informacji dotyczących katalogu produktów. Dzięki systemowi CRM tworzenie oferty nie wiąże się już z koniecznością każdorazowego dzwonienia do biura i pytania o obecny stan asortymentu. Wystarczy jedynie kilka kliknięć, aby handlowiec sprawdził, na przykład, aktualną dostępność produktów, ich liczbę na magazynie czy indywidualną cenę dla kontrahenta.

Praca bez CRM i korzystanie z tradycyjnego edytora tekstu często wymaga od handlowca dodawania w ofertach każdego pojedynczego produktu (jego zdjęć, nazwy czy opisu), a także ręcznego wyliczania finalnej ceny. Dzięki zastosowaniu rozwiązania Synergius CRM i jego integracji z programem ERP, większość informacji uzupełnia system, a nie pracownik – dzięki temu handlowiec zyskuje więcej czasu na budowanie relacji z klientami.

W tworzonej w ten sposób ofercie dane dotyczące kontrahenta uzupełniają się automatycznie, a odpowiednie produkty wystarczy jedynie załączyć z dostępnej bazy. Już w momencie gdy pracownik zacznie wpisywać nazwę towaru, system sam podpowie mu odpowiedni produkt, który powinien zostać dodany do oferty. Podobnie w przypadku cen – Synergius CRM automatycznie sugeruje odpowiednie ceny dla wybranego kontrahenta, uwzględniając np. przypisany klientowi poziom cenowy lub biorąc pod uwagę indywidualne, należne mu rabaty (które można zaimportować z programu ERP lub nadać bezpośrednio w CRM). Finalnie, CRM zapewni bezbłędne podsumowanie oferty ze wszystkimi jej zmiennymi cenowymi oraz ilościowymi. Pracownicy handlowi nie muszą sami wyliczać należnej kwoty końcowej, co z kolei likwiduje możliwość wystąpienia pomyłek i przekłada się na dalszą oszczędność czasu.

Nie masz ERP? Nic straconego! Produkty w ofertach handlowych można dodawać za pośrednictwem integracji z programem handlowo-magazynowym, ale i również bez jej wykorzystania. Synergius CRM pozwala na sprawne wstawianie do systemu produktów, ich zdjęć czy opisów. Mogą być one zarówno zaimportowane z odpowiedniego pliku, jak i wpisane ręcznie, a potem bezpośrednio wykorzystane w szablonach ofert.

Dostosuj szablony ofert do swoich potrzeb

Synergius CRM pozwala na tworzenie wielu różnych szablonów ofert, które mogą być w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Poszczególne szablony, choć różniące się od siebie treścią, mogą uwzględniać określone stałe elementy, jak na przykład układ kompozycyjny, zdefiniowane przez firmę banery u góry dokumentu, stopki na samym dole i wiele innych.

Konkretne szablony, poza swoją kompozycją, mogą spełniać wiele różnych funkcji, co pozwala na wykorzystywanie ich w szeregu odmiennych sytuacji. Wśród zdefiniowanych stylów ofert mogą się znaleźć, na przykład, szablony proste, które zawierają jedynie podstawowe informacje (takie jak nazwa produktu, jego kod, cena, liczba sztuk, itd.), ale i bardziej rozbudowane, złożone szablony, które pobierają informacje z karty produktu – jego opis, zdjęcia i wiele innych. Ponownie należy wskazać w tym względzie na kluczową zaletę ofertowania w CRM, jaką jest spójność prezentowanego wizerunku wynikająca z faktu, iż każdy handlowiec ma do dyspozycji te same szablony ofert.

Błyskawicznie wysyłaj oferty i twórz zamówienia

W sytuacji, w której kontrahent zaakceptuje przedłożoną ofertę handlową i zdecyduje się złożyć finalne zamówienie, Synergius CRM umożliwia natychmiastowe stworzenie zamówienia na bazie oferty. W tak wygenerowanym dokumencie będą zawarte wszystkie kluczowe informacje powiązane z ofertą i uwzględnione, na przykład, indywidualne ustalenia cenowe lub rabaty kontrahenta. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas pracowników – którzy już nie muszą tracić go na ręczne przepisywanie poszczególnych pozycji w ofercie – ale również eliminuje ryzyko powstających w ten sposób błędów.

Wygenerowaną z szablonu ofertę szybko i wygodnie można pobrać w pliku PDF w celu finalnego przedłożenia jej kontrahentowi. Jeśli jednak zdecydujesz się na integrację systemu CRM z Twoim kontem e-mail, cały ten proces może przebiec jeszcze sprawniej. Wystarczy jedynie, że z poziomu konkretnej oferty handlowej wybierzesz opcję wysyłki wiadomości e-mail, aby przejść do tworzenia wiadomości, w której dana oferta zostanie automatycznie dodana jako załącznik w formacie PDF.

Koordynuj zadania i usprawnij komunikację

Korzystając z ofertowania w systemie CRM masz pewność, że wszystkie najważniejsze informacje znajdziesz zawsze w jednym miejscu. Każda oferta może być powiązana z odpowiadającą jej szansą sprzedaży, dzięki czemu handlowiec w każdej chwili będzie miał dostęp do danych dotyczących współpracy z wybranym kontrahentem.

Twoi pracownicy mogą planować zadania do złożonych ofert w taki sposób, aby system przypominał im o konieczności kontaktu z potencjalnym, zainteresowanym klientem. Oferty dostępne są dla wszystkich uprawnionych użytkowników systemu, co pozwala zarówno przejąć obsługę szansy sprzedaży, jak i umożliwia kierownikowi wgląd w zaplanowane oraz dotychczas podjęte działania handlowców.

Z poziomu samej oferty, za pomocą wbudowanego w Synergius CRM czatu, można również wysłać komunikat do wybranych współpracowników. Dzięki temu, na przykład, kierując zapytanie do przełożonego o możliwość udzielenia klientowi rabatu w danej wysokości, nie musi on przeszukiwać całego systemu, by znaleźć odpowiednią ofertę – w zaledwie kilku kliknięciach może uzyskać do niej dostęp, sprawdzić daną szansę sprzedaży, a nawet i dotychczasową współpracę z kontrahentem.

Monitoruj kluczowe raporty

Synergius CRM posiada również szereg wbudowanych raportów powiązanych z procesem ofertowania, które dostarczają kierownikom zawsze aktualnych i przydatnych informacji. Moduł raportowania umożliwia, między innymi, analizę liczby ofert w danym okresie i najczęściej występujących na nich produktów lub ich kategorii cieszących się największą popularnością, ale także ocenę względem danego kontrahenta (jakie oferty są mu najczęściej składane?) lub określonego pracownika (na co zazwyczaj składa oferty?). Wszystko po to, aby koordynacja i optymalizowanie podejmowanych działań stawały się jeszcze łatwiejsze i wygodniejsze.

Zarządzanie ofertowaniem w CRM — najważniejsze funkcje:

  • Spójność w tworzonych przez pracowników ofertach
  • Wygodne pobieranie danych z ERP lub CRM
  • Definiowanie dowolnych szablonów ofert i zapisywanie ich w formacie PDF
  • Kompleksowa ewidencja działań względem ofert
  • Kopiowanie pozycji oferty na zamówienie lub na nową ofertę
  • Możliwość dowolnego dostosowania informacji w ofercie
  • Raportowanie ofert wg dowolnych kryteriów/atrybutów

Materiały how-to:

Jak korzystać z dokumentów i raportów w CRM?

Załóż bezpłatne konto i zacznij korzystać z systemu już teraz