Zarządzanie zamówieniami

Uporządkuj procesy dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zamówieniami

Zarządzanie zamówieniami (ang. order management) to jeden z ważniejszych procesów biznesowych w przedsiębiorstwach prowadzących działalność sprzedażową. Synergius CRM zadba o to, aby wprowadzić uporządkowany standard składania zamówień w Twojej firmie. Dzięki naszemu systemowi CRM, który może funkcjonować jako system zarządzania zamówieniami (ang. order management system) z łatwością usprawnisz proces realizacji zamówień, co z kolei przełoży się na wyższą jakość obsługi klienta.

Brak spójnego mechanizmu składania i realizacji zamówień to problem wielu organizacji, które nie korzystają na co dzień z programu pomagającego zarządzać procesem zamówień. Bardzo często firmy te muszą poświęcać ogromną ilość czasu na przetwarzanie zamówień, uzupełnianie ich szczegółów, a także analizę wyników sprzedażowych. Dzięki systemowi zarządzania zamówieniami podniesiesz efektywność prowadzonych działań.

Integracja systemu CRM z ERP – dostęp do niezbędnych danych

System Synergius CRM posiada możliwość integracji z najpopularniejszymi programami handlowo-magazynowymi (aby dowiedzieć się więcej o tej możliwości – przeczytaj wątek o integracjach. Funkcja ta jest niezwykle istotna w procesie zarządzania zamówieniami klientów. Dzięki niej, jako handlowiec masz stały dostęp do aktualnych informacji produktowych – stanów magazynowych, obecnego asortymentu, cen standardowych i indywidualnych, rabatów, a także zdjęć pomagających w wizualny sposób przedstawić ofertę. Co więcej, integracja systemu CRM z ERP jest dwustronna – na połączeniu zyskują oba rozwiązania. W momencie złożenia zamówienia, informacje o nim są automatycznie eksportowane z wykorzystywanego systemu zarządzania relacjami do programu handlowo-magazynowego.

Złożenie zamówienia

Automatyczne uzupełnianie szczegółów zamówienia dzięki zarządzaniu w CRM

Aby realizacja zamówień przebiegała w sprawny sposób konieczna jest dokładna praca przy wypełnianiu wszystkich niezbędnych danych – o kontrahencie, który zamówienia ma otrzymać oraz o produktach, które mają zostać dostarczone klientowi. Sprawne zarządzanie zamówieniami w dedykowanym systemie to przede wszystkim szybkie i wygodne tworzenie zamówień. Informacje o kontrahencie uzupełniają się automatycznie, a produkty, których dotyczy zamówienie wystarczy załączyć z bazy produktów – importowanej z wspomnianego wyżej programu ERP. Większość informacji uzupełnia system firmy, a nie pracownik. To ogromna oszczędność czasu oraz eliminacja ryzyka błędów.

Wystawianie zamówień z ofert dzięki zarządzaniu zamówieniami w CRM

Prowadzony w Twojej firmie proces zarządzania realizacją zamówień może być jeszcze prostszy. Wystarczy, że na etapie wystawiania zamówienia wykorzysta się powstałą wcześniej i zaakceptowaną przez kontrahenta ofertę (o dokumentach powiązanych z ofertowaniem przeczytasz więcej tutaj). Dane, które zostały wprowadzone przez pracownika do oferty zostaną automatycznie przetransportowane do zamówienia – to krótszy czas realizacji, oszczędność pracy, a także brak błędów. Dzięki temu handlowiec zyska więcej czasu na budowanie relacji z klientami.

Proces realizacji zamówienia – co po wystawianiu zamówień?

Przekazanie zamówienia klientowi to bardzo ważny aspekt, który składa się na odpowiednie zarządzanie zamówieniami. Działanie systemu pozwala przekształcić dane zamówienie na dokument PDF, a następnie wysłać je do klienta. Czas realizacji tego zadania może być jeszcze krótszy, jeśli zintegrujesz swoją skrzynkę pocztową z naszym programem CRM. Wiadomość do klienta będzie mogła wtedy zostać sformułowana bezpośrednio spod zamówienia.

Moduł zarządzania zamówieniami dzięki swojej rozbudowanej funkcjonalności pozwala na podejmowanie wielu więcej akcji w kontekście realizowania zamówień klientów. Po pierwsze, wspierane jest zarządzanie procesem fakturowania. Program do odpowiedniego zarządzania zamówieniami optymalizuje proces fakturowania i umożliwia wystawianie faktur z widoku zamówienia, a co więcej, dane zaciągane są do tworzonej faktury automatycznie.

Optymalizacja realizacji zamówień wspierana jest przez zadania i zdarzenia. Twoi pracownicy mogą planować zadania względem zamówień w taki sposób, aby system firmy przypominał im o kontakcie z zainteresowanym klientem. To działanie, które może przyspieszyć realizację zamówienia, a także pozwala dopilnować przebieg procesów biznesowych dotyczących zarządzania zamówieniami.

Odpowiednie zarządzanie zamówieniami wspierane jest zdarzeniami – elementami systemu, które potwierdzają wykonane czynności i pozwalają zorientować się pozostałym użytkownikom, jakie działania dotyczące realizacji zamówień zostały już podjęte i jakich ustaleń dokonano. Ułatwia im to dalsze przetwarzanie zamówień.

Dzięki zarządzaniu zamówieniami w oprogramowaniu CRM możliwe jest przypisywanie zamówień do szans sprzedaży. W ten sposób, w jednym miejscu handlowiec będzie miał dostęp do wszystkich informacji o współpracy z danym kontrahentem. Zamówienia są dostępne dla uprawnionych użytkowników w dedykowanym systemie zarządzania zamówieniami, co zarówno pozwala przejąć obsługę szansy sprzedaży, jak i umożliwia wgląd szefa sprzedaży w zaplanowane i już podjęte działania handlowców.

Raporty tworzone w czasie rzeczywistym

Synergius CRM to system kompleksowy, który pozwala analizować raporty sprzedażowe. Zestawienia powiązane z przebiegiem procesu zamówień są tworzone automatycznie na podstawie danych gromadzonych w programie. Bieżąca wiedza o osiąganych wynikach pozwala handlowcom oraz kierownikom usprawniać prowadzone działania, lepiej zarządzać stanami magazynowymi oraz efektywniej planować cały przebieg zarządzania zamówieniami. Jako członek zespołu handlowego z łatwością możesz przeanalizować, które produkty cieszą się największą popularnością. Jeśli jesteś kierownikiem sprzedaży, który zarządza realizacją zamówień, z pewnością zainteresuje Cię możliwość analizy wyników sprzedażowych wynikających z zamówień, które osiągają Twoi poszczególni handlowcy. Więcej o możliwościach raportowania dowiesz się na dedykowanych podstronach – dla zarządu i dla handlowców.

Co zyskasz dzięki zarządzaniu zamówieniami w programie Synergius CRM?

• Wystawianie zamówień przez pracowników
• Tworzenie zamówień klienta
• Dowolne cechy/atrybuty zamówień
• Raportowanie zamówień wg dowolnych kryteriów/atrybutów
• Szybkie tworzenie zamówienia z oferty
• Definiowanie dowolnych szablonów zamówień i zapisywanie ich w formacie PDF
• Planowanie działań wobec zamówień
• Ewidencja działań względem zamówień