Wsparcie pracy zdalnej w systemie CRM

Wsparcie pracy zdalnej w systemie CRM


Obecne realia wymusiły na wielu przedsiębiorcach wprowadzenie pracy zdalnej w swoich firmach. Model, który jeszcze do niedawna był przywilejem tylko kilku wybranych branż, stał się aktualnym trendem na rynku pracy. Niesie za sobą zarówno szanse jak i zagrożenia. Z zalet z pewnością można wymienić obniżenie kosztów wynajmu i utrzymania biura, a także nieograniczony dostęp do specjalistów, zatrudnianych bez względu na lokalizację.

Są też pewne wady, zwłaszcza z perspektywy właścicieli firm i kierowników. Z najważniejszych obaw przejścia na home office wymienia się brak kontroli nad działaniami pracowników, problemy z motywacją i zanikające więzi zespołu. Jednak znając te zagrożenia, można im zapobiec wdrażając dobre narzędzie do koordynacji pracy zdalnej.


Komunikacja zdalnego zespołu

Dla skutecznej sprzedaży kluczowa jest sprawna komunikacja działu handlowego. Pracując w rozproszeniu pracownicy nie wiedzą kto i czym się zajmuje. Każdorazowe wymienianie się aktualnymi statusami za pomocą maili czy telefonów to dodatkowy czasochłonny obowiązek. Dlatego warto korzystać z systemu do pracy zdalnej, który jasno przedstawi wszystkie prowadzone tematy, bez konieczności angażowania czasu współpracowników. Poruszając się po systemie CRM masz dostęp do kampanii sprzedażowych, kalendarzy i zdarzeń. Jeżeli coś wymaga konsultacji, handlowcy mogą skontaktować się ze sobą za pośrednictwem komunikatora i powiązać wiadomość z tematem, którego ona dotyczy, np. wysłać ją spod e-maila o który chcą dopytać lub powiązać z ofertą, którą klient negocjuje.

Usprawnij komunikację w zespole i wesprzyj pracę zdalną. Sprawdź możliwości CRM.

Bezpłatne testy Synergius CRM – przez cały miesiąc, bez żadnych zobowiązań!

Koordynacja zadań handlowców

Handlowcy pracujący w rozproszeniu potrzebują narzędzi, które skoordynują ich działania i zapobiegną dublowaniu zadań. W systemie CRM do pracy zdalnej przydadzą się takie funkcje jak:

  • Kampanie szans sprzedaży - przejrzysty widok Kanban wskazujący etapy na jakich znajdują się poszczególne leady i przedstawiciela handlowego odpowiadającego za kontakt z klientem;


  • Współdzielony kalendarz zadań - w systemie CRM możesz utworzyć dowolne typy zadań, dostosowane do procesów w Twojej organizacji. Handlowcy, planując swój tydzień, wprowadzają do kalendarza umówione spotkania, zdalne konferencje, a także terminy przygotowania oferty. W kalendarzu jest możliwość wyświetlania nie tylko swoich zadań, ale i pozostałych współpracowników co świetnie sprawdza się, gdy zdalni pracownicy potrzebują szybko dowiedzieć się o dostępności kolegi lub koleżanki w konkretnym terminie.


  • Rejestracja zdarzeń - to miejsce w którym handlowcy raportują wykonane zadania oraz tworzą notatki z ustaleń z klientami. W pracy zdalnej takie zapiski są niezbędne, bo dzięki nim przełożony wie, co dany pracownik tego dnia zrobił, a pozostałe osoby włączając się do tematu mogą w łatwy sposób zrozumieć jego kontekst i sprawdzić aktualny status.

Zarządzanie projektami marketingowymi

Podobnie jak dział handlowy, widokiem Kanban może posłużyć się również marketing, pracując na zleceniach w systemie CRM. To świetny sposób na koordynację zadań projektowych i monitorowanie aktywności zdalnego zespołu.Tworząc zlecenia projektowe oszacujesz czas potrzebny na jego wykonanie, który będzie się wyświetlał w raporcie sumującym roboczogodziny przypisane do pracowników na dany tydzień. Marketingowiec ma miejsce na opisanie całego zlecenia, dodanie plików a także zarejestrowanie postępu prac.

Ponadto, zadania mogą być przypisane jednej lub kilku osobom - jeżeli zlecenie wymaga pracy zespołowej. Roboczogodziny ze zleceń sumują się i pozwalają na monitorowanie obłożenia pracowników. To spore ułatwienie zarówno dla pracowników jak i managera nadzorującego całościowy wynik zespołu.


Narzędzia dla kierownika

Z perspektywy właściciela firmy może istnieć obawa, że przez pracę zdalną nie ma żadnej kontroli nad działaniami zatrudnionych osób, a jedyny wskaźnik który pokaże mu rokowania przedsiębiorstwa, to wynik finansowy na koniec miesiąca. Jednak nic bardziej mylnego - ten problem rozwiązuje narzędzie CRM dostosowane do pracy zdalnej. Jednym z mierników, jakimi przełożeni mogą się posługiwać są raporty aktywności pracowników. Mogą one przyjmować kilka form:

  • poziom realizacji celów (ilościowy i procentowy wskaźnik liczby wykonanych zadań z konkretnych obszarów),
  • aktywność handlowców (raport prezentujący liczbę zarejestrowanych zdarzeń z podziałem na typy),
  • lista zdarzeń (zapisane zdarzenia i notatki pracowników, opisujące sposób wykonanych zadań).


Jak kreuje się przyszłość?

Praca zdalna to okazja do wypracowania procedur działania organizacji, które odciążą kierowników i pracowników od podejmowania każdorazowo decyzji, ponieważ otrzymują gotowe schematy postępowania. Rozproszony zespół pracuje dużo skuteczniej, kiedy ma jasno określone cele, sposoby rozliczania, a do tego jest ze sobą dobrze skomunikowany. Te wszystkie aspekty wspiera narzędzie do zarządzania pracą zdalną - Synergius CRM. Wypracowanie kultury organizacji opartej na pracy projektowej zdaje się być nieuniknionym trendem na przyszłe lata. Firmy już teraz rozważają całkowitą rezygnację z prowadzenia biura na rzecz 100% home office lub wprowadzenie modelu hybrydowego i umożliwienie pracownikom spędzania kilku dni w biurze, a kilku w domu. Jedno jest pewne - popularność pracy zdalnej będzie już tylko rosnąć i warto się do niej odpowiednio przygotować.

Usprawnij komunikację w zespole i wesprzyj pracę zdalną. Sprawdź możliwości CRM.

Bezpłatne testy Synergius CRM – przez cały miesiąc, bez żadnych zobowiązań!

Dowiedz się więcej: