CRM - coś więcej niż program do ofertowania

CRM - coś więcej niż program do ofertowania


Witamy w kolejnej odsłonie vloga “System CRM w zarządzaniu”. Tym razem poruszymy temat kluczowego dla całego procesu sprzedaży etapu, jakim jest ofertowanie. CRM w efektywny sposób wspomaga handlowców również i na tym kroku, przyspieszając i ułatwiając ich pracę oraz służąc jako wygodna baza ofert.

A wspierać się odpowiednio dopasowanym systemem warto, ponieważ ofertowanie to obszar, który niesie ze sobą ryzyko wystąpienia pewnych problemów. Jakie to problemy i dlaczego CRM to dobry program do ofertowania - o tym właśnie opowiemy w niniejszym materiale.


Ofertowanie - najczęstsze problemy

Dostępność ofert. Oferty, które handlowiec stworzy dla klienta, są zazwyczaj przechowywane na dysku jego komputera lub na skrzynce emailowej. Czasami są przesyłane na jakiś współdzielony dysk, jeżeli firma takowy posiada i pracownik nie zapomni o wgraniu pliku. Działanie w ten sposób sprawia, że zazwyczaj aktualne dane na temat wymienionych z klientem dokumentów ma tylko jego główny opiekun - a czasami nawet nikt.

Niejednolita oferta. Jeżeli pozostawimy im swobodę działania, to większość handlowców wypracuje swój własny format oferty. Inni, wykorzystując narzędzia takie jak Word czy Excel, wykorzystają te szablony, dodatkowo je modyfikując. Rezultatem takiego działania jest to, że każda oferta wygląda inaczej, a dokumentom wystawianym przez naszą firmę brak spójności.

Podwojone oferty. Z różnych powodów może mieć miejsce sytuacja, w której jednego kontrahenta obsługuje kilku naszych handlowców. Jeżeli nie dysponują oni wspólnym, zautomatyzowanym repozytorium plików, najprawdopodobniej prędzej lub później zdublują się podczas wysyłania klientowi oferty. Ucierpi wtedy wizerunek firmy - a jeszcze bardziej w sytuacji, w której oferty te będą dodatkowo ze sobą niespójne...

Tworzenie ofert zajmuje zbyt wiele czasu. Przygotowywanie ofert jest zajęciem powtarzalnym i czasochłonnym, a wielu handlowców czuje, że ten czas mogliby wykorzystywać bardziej produktywnie.

Bierność po przesłaniu oferty. Bardzo często ma miejsce sytuacja, w której handlowiec poprzestaje na wysłaniu kontrahentowi oferty, a następnie przechodzi w tryb biernego oczekiwania na jej akceptację. Nie upewnia się, że oferta do niego dotarła, że jest jasna i spełnia wszystkie jego oczekiwania. Brak takiego kontrolnego kontaktu często jest jednym z powodów utraty transakcji.

Nie wysłanie oferty. Każdy popełnia błędy i każdemu zdarza się o czymś zapomnieć - również o przesłaniu klientowi obiecanego dokumentu. Pół biedy, kiedy kontrahent przypomni się w tym temacie - wtedy ucierpi jedynie prestiż naszej firmy. Jeżeli się nie przypomni, transakcja niemal na pewno przepadnie.

Przesłanie zdezaktualizowanej oferty. Jeśli portfolio usług lub produktów naszego przedsiębiorstwa zawiera dużą ilość pozycji i często się one zmieniają, możemy przypadkowo zaoferować kontrahentom produkty, których tak naprawdę nie ma już w katalogu lub są oferowane na innych warunkach.

Brak danych statystycznych o ofertach. Ostatnim dość istotnym problemem związanym z tworzeniem ofert jest kwestia sprawozdawczości. Kierownicy lub członkowie zarządu często nie mają wystarczającej liczby statystyk na temat ofert - ile ich wystawiono, na jakie kwoty opiewają i z jakich kategorii produktowych zawierają najwięcej pozycji.



Ofertowanie w systemie CRM

System CRM z powodzeniem może posłużyć jako program do ofertowania i wyeliminować wymienione powyżej bolączki. Specyfika pracy przy użyciu tego narzędzia i oferowane przez nie możliwości pozwalają przyspieszyć, lepiej zorganizować oraz zoptymalizować proces przygotowywania ofert.

Najważniejszą charakterystyką, jaką można opisać system CRM, jest to, że jest on wspólną bazą danych dla wszystkich pracowników naszego przedsiębiorstwa. Zależnie od posiadanych uprawnień, mają oni dostęp do określonych zasobów oraz wiedzy. Dotyczy się to również ofert, które można przeglądać w zestawieniach o najróżniejszych konfiguracjach.

Proces tworzenia ofert w systemie CRM jest bardzo prosty i składa się z kilku szybkich kroków:

  • wybór pożądanego kontrahenta,
  • wskazanie parametrów takich jak forma płatności czy rodzaj dostawy,
  • uzupełnienie pozycji na ofercie i określenie ich cen,
  • bezpośrednie przesłanie oferty pocztą elektroniczną lub utworzenie pliku PDF z ofertą.

Utworzoną w systemie CRM ofertę bezproblemowo można przekształcić w zamówienie. Nie trzeba od zera tworzyć nowego dokumentu, a cały proces zajmuje dosłownie kilka sekund. Dodatkową zaletą tej opcji jest to, że eliminuje ona ryzyko powstania błędów, które zdarzają się przy ręcznym przepisywaniu danych.

W powiązaniu z opracowaną w systemie CRM ofertą sprzedawca może zaplanować sobie zadania na przyszłość - na przykład skontaktowania się z klientem w celu sprawdzenia, czy i jak dokument został odebrany.



Jeżeli chodzi o wiedzę managera o ofertach tworzonych przez jego dział, to CRM oferuje mu zestaw analitycznych narzędzi. Chodzi o raporty, dzięki którym kierownik może łatwo przejrzeć dane i statystyki ofert. Przykładowe raporty przedstawiają takie informacje, jak liczba ofert, ich wartość lub kategorie produktów, z których pochodzą ich pozycje. Oczywiście, możemy opracować więcej raportów w zależności od indywidualnych potrzeb.

Dzięki opisanym powyżej możliwościom nasz system do zarządzania relacjami z klientami może zoptymalizować ofertowanie. CRM to jednak znacznie więcej niż tylko program do ofertowania, o czym przekonasz się sprawdzając poniższe linki: