CRM – coś więcej niż program do ofertowania

Witamy w kolejnej odsłonie vloga “System CRM w zarządzaniu”. Tym razem poruszymy temat kluczowego dla całego procesu sprzedaży etapu, jakim jest ofertowanie klienta. CRM w efektywny sposób wspomaga handlowców również i na tym kroku, przyspieszając i ułatwiając ich pracę oraz służąc jako wygodna baza ofert. A wspierać się odpowiednio dopasowanym systemem do tworzenia ofert warto, ponieważ ofertowanie to obszar, który niesie ze sobą ryzyko wystąpienia pewnych problemów. Jakie to problemy i dlaczego CRM to dobry program do ofertowania - o tym właśnie opowiemy w niniejszym materiale. Zapraszamy do czytania lub oglądania materiału o programie do tworzenia ofert handlowych.

Ofertowanie klienta - najczęstsze problemy

Dostępność ofert

Oferty, które handlowiec stworzy dla klienta, są zazwyczaj przechowywane na dysku jego komputera lub na skrzynce mailowej. Czasami są przesyłane na jakiś współdzielony dysk, jeżeli firma takowy posiada i pracownik nie zapomni o wgraniu pliku. Działanie w ten sposób sprawia, że zazwyczaj aktualne dane na temat wymienionych z klientem dokumentów ma tylko jego główny opiekun - a czasami nawet nikt. Brak programu do ofert online jest więc ryzykiem całkowitej utraty niezwykle ważnych dokumentów.

Niejednolity wzór oferty handlowej

Jeżeli pozostawimy pracownikom swobodę działania, to większość handlowców wypracuje swój własny format oferty. Inni, wykorzystując, zamiast programu do pisania ofert, narzędzia takie jak Word czy Excel, skorzystają ze wskazanych szablonów, ale będą je modyfikować według własnych potrzeb. Rezultatem takiego działania jest to, że każdy PDF oferty handlowej wygląda inaczej, a dokumentacja wystawiana przez firmę charakteryzuje się brakiem spójności.

Podwojone oferty

Z różnych powodów może mieć miejsce sytuacja, w której jednego kontrahenta obsługuje kilku naszych handlowców. Jeżeli nie dysponują oni wspólnym, zautomatyzowanym repozytorium plików dostępnym w systemie do tworzenia ofert handlowych, najprawdopodobniej prędzej lub później zdublują się podczas wysyłania klientowi oferty. Ucierpi wtedy wizerunek firmy - szczególnie jeśli oferty te będą niespójne.

Skutecznie zarządzaj ofertowaniem (i nie tylko!) w rewelacyjnym systemie CRM.

Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Cały miesiąc testów bez żadnych zobowiązań.

Przygotowanie ofert zajmuje zbyt wiele czasu

Stworzenie oferty handlowej jest zajęciem powtarzalnym i czasochłonnym, a wielu handlowców czuje, że ten czas mogliby wykorzystywać bardziej produktywnie. Zaoszczędzony dzięki oprogramowaniu do ofert czas mogliby poświęcić na pozyskiwanie nowych kontrahentów albo też opiekę posprzedażową i budowanie trwałej oraz silnej relacji z gronem lojalnych klientów.

Wysyłka oferty, a później bierność

Bardzo często ma miejsce sytuacja, w której handlowiec poprzestaje na wysłaniu kontrahentowi oferty, a następnie przechodzi w tryb biernego oczekiwania na jej akceptację. Nie upewnia się, że oferta do niego dotarła i jest jasna oraz spełnia wszystkie jego oczekiwania. Brak takiego kontrolnego kontaktu często jest jednym z powodów utraty transakcji. Narzędzie do ofertowania pozwala zadbać o cały proces ofertowania, a nie tylko wspiera szybkie tworzenie ofert.

Nie wysłanie oferty

Każdy popełnia błędy i każdemu zdarza się o czymś zapomnieć - również o przesłaniu klientowi obiecanego dokumentu. Pół biedy, jeśli kontrahent przypomni się w tym temacie - wtedy ucierpi jedynie prestiż naszej firmy. Jeżeli tego nie zrobi, transakcja niemal na pewno przepadnie. Wdrożenie systemu ofertowania może pomóc przezwyciężyć ten problem.

Wysyłka oferty zdezaktualizowanej

Jeśli portfolio usług lub produktów naszego przedsiębiorstwa zawiera dużą liczbę pozycji i często się one zmieniają, możemy przypadkowo, dążąc do szybkiego tworzenia oferty, zaoferować kontrahentom produkty, których tak naprawdę nie ma już w katalogu lub są oferowane na innych warunkach. Późniejsze poinformowanie klientów o zaistniałej sytuacji może być problematyczne i obarczone ryzykiem zerwania relacji.

Brak danych o skuteczności ofert handlowych

Ostatnim dość istotnym problemem związanym ze stworzeniem oferty handlowej jest kwestia sprawozdawczości. Kierownicy lub członkowie zarządu często nie mają wystarczającej liczby statystyk na temat ofert - jaka liczba ofert została wysłana, na jakie kwoty opiewają i z jakich kategorii produktowych zawierają najwięcej pozycji. Ciężko analizować im podejmowane działania, wyciągać wnioski i wprowadzać usprawnienia.

Skutecznie zarządzaj ofertowaniem (i nie tylko!) w rewelacyjnym systemie CRM.

Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Cały miesiąc testów bez żadnych zobowiązań.

CRM – program do tworzenia ofert handlowych

System CRM z powodzeniem może posłużyć jako program do ofertowania i wyeliminować wymienione powyżej bolączki. Specyfika pracy przy użyciu tego narzędzia i oferowane przez nie możliwości pozwalają przyspieszyć, lepiej zorganizować oraz zoptymalizować proces ofertowania.

Najważniejszą charakterystyką systemu CRM jest to, że jest on wspólną bazą danych klientów, dokumentów i innych elementów dla wszystkich pracowników naszego przedsiębiorstwa. Zależnie od posiadanych uprawnień, mają oni dostęp do określonych zasobów oraz wiedzy. Dotyczy to również ofert, które można przeglądać w zestawieniach o najróżniejszych konfiguracjach.

Indywidualny system do ofertowania - jak pracować?

Proces tworzenia ofert w systemie CRM, któy może funkcjonować jako program do ofertowania jest bardzo prosty i składa się z kilku szybkich kroków:

wybór pożądanego kontrahenta z bazy danych klientów,
wskazanie parametrów takich jak forma płatności czy rodzaj dostawy,
uzupełnienie pozycji na wzorze oferty handlowej i określenie ich cen,
wysłanie oferty pocztą elektroniczną lub wygenerowanie PDF oferty handlowej.

Ofertowanie w systemie CRM - tworzenie oferty

Automatyzacja w procesie ofertowania - tworzenie zamówień

Utworzoną w systemie CRM ofertę bezproblemowo można przekształcić w zamówienie. Nie trzeba od zera tworzyć nowego dokumentu, a cały proces zajmuje dosłownie kilka sekund. Dodatkową zaletą aplikacji do zarządzania ofertami i tej opcji jest to, że eliminuje ona ryzyko powstania błędów, które zdarzają się przy ręcznym przepisywaniu danych.

Oprogramowanie do ofert, a planowanie zadań

W powiązaniu z opracowaną w programie CRM ofertą online, sprzedawca może zaplanować sobie zadania na przyszłość - na przykład skontaktowanie się z klientem w celu sprawdzenia, czy i jak dokument został odebrany. Dzięki wdrożeniu systemu ofertowania możliwa jest również weryfikacja, czy klient zaakceptował ofertę i jest zadowolony z przedstawionej propozycji.

Program do sporządzania ofert i raportowanie

Jeżeli chodzi o wiedzę managera o procesie tworzenia ofert przez jego dział, to program do ofertowania, jakim jest CRM, oferuje mu zestaw analitycznych narzędzi. Chodzi o raporty, dzięki którym kierownik może łatwo przejrzeć dane i statystyki ofert online. Przykładowe raporty pokazują, ile ofert zostało dodanych, jaka liczba ofert została wysłana, jakie były ich wartości i jakich kategorii produktów dotyczyły. Oczywiście, możemy opracować więcej raportów w zależności od indywidualnych potrzeb.

System do tworzenia ofert handlowych - podsumowanie

Dzięki opisanym powyżej możliwościom nasz system do zarządzania relacjami z klientami może zoptymalizować ofertowanie. CRM to jednak znacznie więcej niż tylko program do ofertowania klientów. Jeśli poszukujesz kompleksowego narzędzia wspierającego cały proces sprzedaży, skontaktuj się z nami - opowiemy o naszym systemie Synergius CRM, a także innych rozwiązaniach dla biznesu.

Polecamy przeczytać również:

Skutecznie zarządzaj ofertowaniem (i nie tylko!) w rewelacyjnym systemie CRM.

Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Cały miesiąc testów bez żadnych zobowiązań.