Sprawne zarządzanie projektami

Jak system CRM usprawni Twoje projekty?

Spontaniczność potrafi być wspaniała - otwiera nas na nowe doświadczenia, zaskakuje i dostarcza nieoczekiwanych zwrotów akcji. Warto sobie od czasu do czasu na nią pozwolić, ale… tylko w życiu prywatnym. W biznesie lepiej jednak postawić na metodyczny i zorganizowany proces, a nie losowe wybuchy energii. Zarządzanie projektami jest jednym z lepszych sposobów, na trzymanie w ryzach całego planu i jego skrupulatną realizację.

Dlatego w tym artykule omawiamy takie zagadnienia jak:

• istotę zarządzania projektami,
• główne metody ich zarządzania,
• zarządzanie projektami w systemie CRM,
• jakie projekty można prowadzić w tym systemie,
• zarządzanie projektami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
• dlaczego warto uporządkować procesy.

Skutecznie zarządzaj projektami i osiągaj cele biznesowe.

Wypróbuj za darmo Synergius CRM – 30 dni testów bez zobowiązań!

Wypróbuj teraz

Po co zarządzać projektami?

Kojarzysz biegi na orientację? Zawodnicy znają tylko miejsce startu i mety, ale trasa nie jest jasno wytyczona. Muszą dotrzeć do punktów kontrolnych w jak najkrótszym czasie. Do dyspozycji mają mapę i kompas. Jedni radzą sobie z tym zadaniem lepiej i szybko trafiają do celu, a inni błądzą, nadrabiają drogi i dobiegają na metę dużo później. Od czego to zależy? W pewnym stopniu na pewno od kondycji, ale w przypadku tych zawodów dużo większe znaczenie ma orientacja.

Jak to się ma do biznesu i firmy? Ustrukturyzowane zarządzanie projektami zapobiega właśnie takiemu błądzeniu i stracie czasu. Jasno określony proces to Twoja mapa, wyznaczone zadania to kompas, a kolejne etapy to punkty kontrolne. By być najlepszym w swojej branży, musisz być skoncentrowany na celu i wiedzieć jak do niego trafić. Dlatego sprawne zarządzanie projektem wiąże się z tym, że zanim podejmiesz działania, musisz ułożyć cały proces i poruszać się zgodnie z nim. W jego ramach określasz:

• główny cel - co ma być efektem realizacji tego projektu,
• zakres projektu - ogół prac, który musi zostać wykonany,
• harmonogram - termin realizacji całości oraz poszczególnych etapów,
• osoby odpowiedzialne za realizację - aby nie było wątpliwości do kogo należy konkretne zadanie,
• budżet projektu - by na bieżąco monitorować rentowność przedsięwzięcia.

Być może złożoność tego zagadnienia trochę Cię teraz przeraża i zdaje się komplikować sprawę, zamiast ją upraszczać. Na szczęście istnieje szereg metod, z których można skorzystać, by zwiększyć efektywność działań.

Główne metody zarządzania projektami

W zależności od branży i oferowanych usług lub zadań, jakie firma ma przed sobą, zarządzanie projektem może zupełnie inaczej wyglądać. Dlatego warto korzystać z takiej metody, która w najlepszym stopniu odzwierciedli proces przepływu pracy. Wśród najpopularniejszych metod zarządzania projektami można wyróżnić:

1. Agile - zwykle stosowana w branży IT, polega na podzieleniu całego projektu na mniejsze części i weryfikacji każdej z nich po jej zakończeniu. Nie trzyma się sztywno określonego z góry planu. Na tym etapie dopuszcza się wprowadzenie drobnych modyfikacji sugerowanych przez klienta, a dopiero później przejście do kolejnego etapu. Wszystko po to, aby jak najniższym kosztem, na końcu oddać produkt w pełni dopasowany do oczekiwań i potrzeb klienta.
2. Kanban - metoda w którym głównym narzędziem jest tablica kanban, czyli kolumny odpowiadające kolejnym etapom, oraz zadania, które przez każdą taką fazę muszą przejść. Ta metoda sprawdzi się w zasadzie w każdej branży, zarówno w procesach biznesowych, jak i mniejszych, wewnątrzfirmowych planach bądź indywidualnych projektach.
3. Scrum - kolejna metoda typowa dla twórców oprogramowania, opiera się na tworzeniu celów krótkoterminowych i bieżącej weryfikacji poziomu ich realizacji. Zespół ma określony przedział czasu (tzw. sprint) na dostarczenie nowej wersji produktu.
4. Lean - ta metoda skupia się na na dostarczaniu tego, co jest potrzebne przy minimalnej ilości materiałów, sprzętu, pracy i przestrzeni. Największą wagę przywiązuje się do likwidacji marnotrawstwa czasu i nakładów pracy oraz dostarczaniu wartościowego i użytecznego produktu dla klientów.
5. Waterfall - metoda kaskadowa. Nie jest tak elastyczna jak poprzednie, do kolejnego etapu można przejść dopiero po ukończeniu poprzedniego. Pozwala jedynie na drobne modyfikacje i usprawnienia, nienaruszające całości projektu. Może być stosowana np. w branży budowlanej.

Jak widzisz - jest z czego wybierać, jednak to nadal dodatkowa porcja teorii, którą trzeba wpasować w ramy firmy. I tutaj z pomocą przychodzi system CRM.

Skutecznie zarządzaj projektami i osiągaj cele biznesowe.

Wypróbuj za darmo Synergius CRM – 30 dni testów bez zobowiązań!

Wypróbuj teraz

Zarządzanie projektami w systemie CRM?

Kiedy uświadomisz sobie, że ustrukturyzowane zarządzanie procesami może przynieść wiele korzyści, zaczniesz za pewne szukać narzędzia, które Ci to ułatwi. Na rynku z łatwością znajdziesz niejeden system do zarządzania projektami. Niektóre różnią się od siebie znacząco, inne tylko trochę. Synergius CRM łączy w sobie zarówno zarządzanie projektami, jak i relacjami z klientami. Dlaczego to dobre rozwiązanie?

• Nie mnożysz niepotrzebnie dodatkowych systemów IT, z których Twoi pracownicy muszą korzystać.
• Dane przepływają wewnątrz jednego, spójnego narzędzia.
• Masz pewność, że informacje zawsze są aktualne i widoczne dla uprawnionych osób.
• Możesz płynnie przejść od skutecznej sprzedaży, do realizacji oferowanego projektu.
• Zbierasz wszystkie dane w jednym miejscu, bez rozpraszania ich po osobnych programach.

Jakie projekty można prowadzić w systemie CRM?

System CRM służy do zarządzania relacjami z klientami oraz koordynacji zadań pracowników. Podobnie sprawa się ma do projektów. Synergius CRM umożliwi Ci zarządzanie projektami:

• zewnętrznymi - czyli realizowanymi dla klientów. Po udanej sprzedaży Twojej usługi/produktu, bazując na tej samej kartotece kontrahenta, możesz utworzyć dla niego projekt z podziałem na etapy i monitorować jego postępy;
• wewnętrznymi - dotyczącymi rozwoju Twojej firmy. Jasno określasz cel i działania, które pracownicy mają wykonać na rzecz przedsiębiorstwa. Jest to też miejsce na zbieranie koncepcji i ciekawych pomysłów, które chcecie w bliższym lub dalszym czasie zrealizować.

Aby takie działania miały sens i były faktycznym usprawnieniem procesów, każdy z typów projektu może mieć osobną tablicę, inne etapy i pola do uzupełnienia. Zarządzanie projektami jest na tyle specyficznym obszarem, że nie ma tutaj miejsca na uniwersalne rozwiązania. Dlatego w Synergius CRM skonfigurujesz procesy zgodnie z branżą i charakterem Twojego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie projektami zewnętrznymi

Jeżeli Twoja firma sprzedaje produkty bądź usługi, które wiążą się z procesem realizacji dla klienta, system CRM pozwoli Ci zarządzać takimi projektami. Przykładowo, załóżmy że nawiązaliście współpracę z dużą galerią handlową, której macie dostarczyć klimatyzatory i zainstalować je w całym obiekcie. Po wygraniu szansy i sprzedaży urządzeń, otwieracie projekt związany z montażem. Ustalacie jego kolejne etapy, np.

1. Ustalenie rozmieszczenia klmatyzatorów
2. Zamówienie części
3. Montaż klimatyzatorów
4. Instalacja wentylacji pożarowej
5. Uruchomienie instalacji

Na cały projekt ustalacie liczbę roboczogodzin, która gwarantuje Wam rentowność tego przedsięwzięcia. Natomiast z nadrzędnym projektem powiązane będą podzlecenia, czyli mniejsze zadania odpowiadające danemu etapowi. W karcie zlecenia zamieszczasz atrybuty - dowolne pola, dzięki którym zgromadzicie najistotniejsze informacje, np.

• opis zadania - pole tekstowe,
• powierzchnia budynku - pole liczbowe,
• specyfikacja urządzenia - pole typu plik,
• rodzaj (ścienny, sufitowy, kanałowy itd.) - lista rozwijana jednokrotnego wyboru,
• lista elementów, które należy sprawdzić przed montażem - checklista,
• miejsce na uwagi i komentarze pracowników - chat.

Podobnie możesz działać przy projektach innych branż, np. inwestycje fotowoltaiczne, instalacje maszyn, projekty budowlane.System CRM jest na tyle elastyczny, że pozwoli Ci na dopasowanie karty projektu, widoku Kanban, a także atrybutów zleceń, zgodnie z tym co realizujesz i jak pracujesz.

Poza podzleceniami, w ramach projektów można planować także zadania, które widoczne będą w kalendarzu. Dobre zarządzanie projektem to przede wszystkim trzymanie się harmonogramu. A z pewnością łatwiej go dopilnować, gdy automatycznie przypomni Ci o nim system. Oprócz tego możesz skorzystać z wykresu Gantta, który jasno wizualizuje następujące po sobie zadania i powiązane zlecenia. Dzięki temu masz pewność, że nie pogubisz się w realizowanych projektach, a pracownicy zajmą się dokładnie tym, co w danym momencie jest najpilniejsze.

Skutecznie zarządzaj projektami i osiągaj cele biznesowe.

Wypróbuj za darmo Synergius CRM – 30 dni testów bez zobowiązań!

Wypróbuj teraz

Zarządzanie projektami wewnętrznymi

Innym rodzajem projektów, którymi może zarządzać Twoja firma, są te związane bezpośrednio z przedsiębiorstwem. Planujesz rozbudowę placówki o dodatkowy magazyn? Organizujesz cykl szkoleń dla pracowników? A może chcesz odświeżyć stronę internetową i identyfikację wizualną marki? Uporządkowane zarządzanie projektem zdecydowanie to ułatwi!

Załóżmy, że Twój zespół marketingowy planuje dużą kampanię promującą sprzedaż maszyn i urządzeń, które macie w swojej ofercie. Projekt dzieli na 3 etapy:

• Nowe - czyli zlecenia, które nie zostały jeszcze podjęte,
• Realizacja - osoba odpowiedzialna za zlecenie zaczęła nad nim pracować,
• Zakończone - pracownik zamknął zlecenie.

To pozwala im się nie pogubić w koncepcjach, które zebrali i zaplanowali. Każdy z pomysłów, w ramach tego projektu, ma osobną kartę zlecenia, które powiązane jest z nadrzędnym projektem. Zatem, podzleceniem może być np.

• przygotowanie strategii kampani reklamowej,
• wybór czasopisma branżowego do zamieszczenia reklamy,
• nagranie filmu promocyjnego,
• stworzenie landing page dla branży maszyn i urządzeń,
• przygotowanie copy do reklam na Facebook,
• przygotowanie opisów do Google Ads,
• stworzenie grafik reklamowych,
• uruchomienie kampanii reklamowej na Facebook,
• uruchomienie Google Ads,
• weryfikacja skuteczności działań.

Oczywiście wymieniać tak można by bez końca. Widać, że nie są to zadania do szybkiego wykonania przez jedną osobę, więc każde ze zleceń może mieć inną osobę odpowiedzialną, aby zgodnie z priorytetami i powiązaniami, równolegle pracować nad kilkoma koncepcjami na raz.

Podobnie jak w przypadku zleceń wewnętrznych, każda karta zlecenia wzbogacona jest o indywidualne atrybuty, dzięki czemu z poziomu systemu można konsultować ze sobą np. propozycje kreacji reklamowych, czy podpiąć napisane teksty. Wszystko, co wiąże się z danym zleceniem, powinno się znaleźć w systemie, aby maksymalnie wykorzystać tą przestrzeń i ułatwić wszystkim pracę.

Kiedy taki projekt uznaje się za zakończony? Gdy wszystkie podzlecenia znajdują się w ostatniej fazie i zostaną zatwierdzone przez przełożonego. W podsumowaniu projektu można sprawdzić, czy zmieściliście się w budżecie roboczogodzin przeznaczonym na jego realizację.

Dlaczego warto uporządkować procesy?

Oczywiście, zarządzanie projektami równie dobrze może odbywać się na poziomie Excela, samych zadań w kalendarzu, czy samoprzylepnych karteczek na ścianie. Najlepsza metoda jest taka, która doprowadzi Cię do szybkiego i skutecznego zrealizowania danego przedsięwzięcia. Zarządzanie projektami w systemie CRM ma jednak kilka istotnych zalet:

• porządkuje informacje o kontrahentach i projektach w jednym, spójnym narzędziu,
• usprawnia komunikację między pracownikami,
• pozwala na monitorowanie rentowności projektów,
• umożliwia analizę aktywności pracowników,
• przyspiesza realizację projektów,
• zapobiega marnotrawstwu nakładów pracy,
• zwiększa bezpieczeństwo przepływu danych wyłącznie w obrębie systemu CRM i dla uprawnionych użytkowników
• podwyższa standard obsługi klienta.

System do zarządzania projektami połączony z działaniami sprzedażowymi, to krok w stronę rozwoju Twojej firmy. Przekonaj się jakie procesy może usprawnić w Twoim przedsiębiorstwie!

Dowiedz się więcej:

• Sprawne koordynowanie zadań i projektów w CRM
• Tablica Kanban - potężne narzędzie w systemie CRM
• Wykres Gantta - dlaczego Twój system CRM powinien go mieć?
• Zarządzanie projektami z wykorzystaniem narzędzi CRM

Skutecznie zarządzaj projektami i osiągaj cele biznesowe.

Wypróbuj za darmo Synergius CRM – 30 dni testów bez zobowiązań!

Wypróbuj teraz