Wykres Gantta – dlaczego Twój system CRM powinien go mieć?

Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzając przedsiębiorstwem można korzystać z wielu metod i narzędzi, które mają usprawnić pracę. Niektóre są dość uniwersalne, a niektóre charakterystyczne tylko dla określonych branż. Jednym z bardziej popularnych narzędzi do zarządzania przepływem pracy jest wykres Gantta. Gdzie się go używa?

Skutecznie zarządzaj projektami i przepływem pracy w systemie CRM.

Bezpłatnie wypróbuj Synergius CRM i sprawdź możliwości wykresu Gantta. 30 dni testów bez zobowiązań.

Co to jest wykres Gantta?

Choć w zarządzaniu spopularyzowano pojęcie wykres / diagram Gantta, to jego synonimem może być też “harmonogram Adamieckiego”. Wszystko dlatego, że u schyłku XIX wieku, pierwszy tego typu graf stworzył Polak - Karol Adamiecki. Dlaczego zatem wykres Gantta, a nie Adamieckiego? Niestety nasz rodak nie opublikował swojego narzędzia, choć zaczynało być coraz szerzej stosowane. Tego błędu nie popełnił za to Henry Gantt, który na początku XX wieku, dla amerykańskiej fabryki, opracował system zadań i premii w oparciu właśnie o tego typu diagram. Opublikował go w poczytnym magazynie, dlatego dziś narzędzie znane jest pod nazwą wykres Gantta.

W największym skrócie - jest to metoda zarządzania projektami. Diagram Gantta obrazuje harmonogram zadań, zaplanowanych w kontekście określonego projektu. W przejrzysty sposób prezentuje kolejne kroki, które należy wykonać, umiejscowione w czasie.

Po co stosuje się wykres Gantta?

Diagram Gantta może być stosowany w wielu obszarach, jednak przede wszystkim wspomaga zarządzanie projektami. Pomaga on w koordynacji kilku zadań realizowanych równocześnie lub wzajemnie ze sobą powiązanych, które ułożone są w konkretnej sekwencji. Daje to pełen ogląd na listę rzeczy zaplanowanych do wykonania. Wyraźnie widać co następuje po sobie, co musi zostać zakończone, aby przejść dalej i zamknąć projekt, a które zadania mogą być wykonywane jednocześnie. By nie były to tylko swobodne plany, każde z zadań ma jasno określoną datę początkową i końcową. Dzięki temu od razu widać, czy dane zadanie nie pokrywa się w czasie z innym i czy są logicznie ułożone. Patrząc jedynie na wypunktowaną listę, czy karteczki przyczepione na tablicy, trudno byłoby jednoznacznie stwierdzić kto, czym i kiedy powinien się zająć. Wykres Gantta ma za zadanie oszczędzić Twój czas na poszukiwania notatek i szybko przedstawić Ci plan działania.

Diagram Gantta w systemie CRM

Jak to się ma do zarządzania przedsiębiorstwem w systemie CRM? Przede wszystkim pozwoli Ci uporządkować procesy - zewnętrzne i wewnętrzne. Masz w firmie dział odpowiedzialny za realizację? Są pracownicy, którzy odpowiadają za marketing? Nie tylko działania handlowców od tej pory będą poukładane. Również zadania na rzecz Twojej firmy mogą mieć uporządkowaną strukturę. Dzięki temu masz gwarancję, że terminy realizacji są jasno określone i ułożone w sensownej kolejności. Co więcej - zarządzanie wykresem Gantta nie wymaga żadnych dodatkowych nakładów pracy - w systemie Synergius CRM tworzy się on sam, bazując na zleceniach. Chcesz wiedzieć jak? Czytaj dalej!

Jak stworzyć wykres Gantta?

W XX wieku, aby rozpisać diagram Gantta, trzeba było się posługiwać kartkami i odręcznym pismem. Obecnie technologia znacznie ułatwia nam to zadanie i system CRM pozwala na tworzenie takich wykresów w formie online. Punktem wyjścia są procesy - karty zleceń, które mogą przybierać dwie formy:

projekt - duże zadanie, główny cel, na który składa się kilka mniejszych zadań,
grupa zadań projektowych - mniejsze zlecenia powiązane z projektem, stanowiące jego kolejne etapy.

Jeżeli Twoja firma zajmuje się sprzedażą projektową, to z pewnością trzeba wykonać kilka kroków, aby z sukcesem podpisać umowę końcową. Przykładowo - planując instalację fotowoltaiki, musisz uszczegółowić wiele elementów, zanim pracownicy zamontują panele u klienta. By o niczym nie zapomnieć, dobrze jest rozpisać grupę zadań projektowych wchodzących w skład nadrzędnego celu, czyli sprzedaży i instalacji fotowoltaicznej u klienta. Wówczas w jednym miejscu zbierasz cały plan związany z danym projektem.

Gdzie w tym wszystkim wykres Gantta? Czy muszę poświęcać dodatkowy czas, aby jeszcze ten widok skonfigurować? Absolutnie nie! Wystarczy że dodasz zlecenia i określisz termin rozpoczęcia i zakończenia. Oznacz które z nich jest nadrzędne, a które jest tylko elementem projektu. Następnie przejdź na widok Gantt i sprawdź, czy harmonogram został poprawnie ułożony. Jeśli dostrzeżesz jakąś nieprawidłowość, np. pracownik zgodnie z rozpiską powinien być w dwóch miejscach na raz, bo dwie osoby zaplanowały mu zadanie w tym samym czasie, to z poziomu diagramu możesz zmienić datę konkretnego zlecenia na taką, w której widzisz, że ma wolny czas.

Nie ograniczaj się!

To nie wszystko. Dobrze wiemy, że zarządzając firmą cały czas coś się dzieje. Co chwile pojawiają się nowe projekty, zadania się mnożą, a czasu zaczyna brakować. Dlatego diagram Gantta pozwala na zarządzanie kilkoma projektami na raz i powiązanymi z nimi zleceniami. Zobaczysz na nim rozłożone w czasie zadania przypisane do pracowników. Zyskujesz szybki ogląd na wszystkie aktualnie prowadzone projekty. Klikając w numer zlecenia, od razu przejdziesz do jego karty, w którym zawarte są wszystkie szczegóły. Z poziomu wykresu Gantta możesz też zarządzać powiązaniami między zleceniami, przeciągając odpowiednio strzałeczki.

Wykres Gantta w systemie CRM - zarządzanie projektami

Wykres Gantta - czy Twój system CRM musi go mieć?

Oczywiście, że nie musi. Ale, skoro generuje się automatycznie i tylko usprawnia pracę, a nie ją mnoży, to dlaczego z niego nie skorzystać? Wszystko sprowadza się do specyfiki Twojej firmy i tego, czy realizuje projekty, które warto byłoby w ten sposób ustrukturyzować. To wygodne narzędzie, które nie wymaga dodatkowych nakładów czasu, za to znacznie go oszczędza, gdy trzeba szybko odnaleźć notatki czy ustalenia związane z którymś z realizowanych pomysłów.

Dowiedz się więcej:

Skutecznie zarządzaj projektami i przepływem pracy w systemie CRM.

Bezpłatnie wypróbuj Synergius CRM i sprawdź możliwości wykresu Gantta. 30 dni testów bez zobowiązań.