Zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM

Zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM


Wdrożenie w firmie systemu CRM to pierwszy krok do sukcesu. Ale nie ostatni – trzeba jeszcze zaplanować efektywny sposób przydzielania uprawnień pracownikom. Dlaczego zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM jest takie ważne? Tylko wtedy osoby zarządzające sprzedażą będą miały pewność, że raporty i dokumenty sprzedażowe są w pełni zabezpieczone przed osobami niepowołanymi, a handlowcy nie będą musieli przedzierać się przez gąszcz informacji przydatnych tylko dyrektorowi. Innymi słowy, CRM bez elastycznego zarządzania uprawnieniami jest niekompletny, a praca na nim nie będzie w pełni efektywna.


Co powinien widzieć handlowiec, a co dyrektor?


Zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM jest kluczową sprawą dla każdego kierownika, dyrektora i właściciela firmy. Dlaczego? Z bardzo prostego powodu – zazwyczaj osoby pełniące stanowiska kierownicze w firmie nie życzą sobie, by ich podwładni zaglądali do służbowej korespondencji, dokumentacji sprzedażowej i raportów finansowych. System CRM powinien umożliwić im łatwe zarządzanie dostępem do tych informacji, a decyzja o tym, które dane powinny być dostępne wszystkim pracownikom, a które wyłącznie zarządowi powinna należeć do osoby zarządzającej sprzedażą.


A jak zyskuje na tym handlowiec? Zarządzanie uprawnieniami w CRM‐ie jest bardzo ważne także z perspektywy ludzi pracujących w działach sprzedaży. Wyobrażacie sobie, by handlowcy przy codziennej pracy musieli przekopywać się przez gąszcz informacji przydatnych tylko kadrze zarządzającej? Praca w takim systemie byłaby drogą przez mękę. CRM dobrze przystosowany do codziennej pracy handlowca to system, który nie zawiera zbędnych informacji. Zwłaszcza, że często dane o kontaktach handlowych są sprawdzane w pośpiechu – podczas podróży służbowych i na chwilę przed spotkaniem z klientem. Wtedy nie ma czasu na przedzieranie się przez setki danych.


Zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM — bezpieczeństwo przede wszystkim

Dzięki zarządzaniu uprawnieniami w systemie CRM osoba zarządzająca sprzedażą będzie miała pewność, że żadna niepowołana osoba nigdy nie usunie istotnych dla działu sprzedaży dokumentów – w tym faktur i raportów. Wystarczy skonfigurować CRM w taki sposób, by uprawnienia do usuwania dokumentów miał tylko dyrektor handlowy bądź kierownik działu sprzedaży. Dla bezpieczeństwa przechowywanych danych ma to znaczenie zasadnicze – zagubione oferty i zamówienia, bądź niekompletne zestawienia handlowe to bardzo poważne niedopatrzenie.


Nie da się ukryć, że ograniczenie handlowcom (zwłaszcza juniorom) dostępu do pewnych obszarów dokumentacji handlowej może uchronić firmę przed wyciekiem danych o klientach, nierzetelną pracą handlowców usuwających z systemu wyznaczone im zadania oraz przed nieuczciwym podbieraniem sobie klientów przez poszczególnych pracowników. Co prawda problem nieuczciwych pracowników wykracza znacznie poza obszary zarządzane przez CRM, jednak przemyślany sposób zarządzania uprawnieniami może zminimalizować ryzyko wystąpienia szkody dla firmy.


Prostota w zarządzaniu

Nie da się ukryć, że dla dobrego dyrektora bądź kierownika handlowego zarządzanie całym procesem sprzedaży w systemie CRM to podstawa dobrej organizacji pracy. Nie ma potrzeby, by konfigurowanie uprawnień miało być dostępne tylko administratorowi (np. kierownikowi IT), bo to osoba zarządzająca sprzedażą wie najlepiej, jakie uprawnienia przyznawać swoim pracownikom. Natomiast sama konfiguracja systemu to kilka prostych kroków nie wymagających od użytkownika umiejętności programowania.


CRM umożliwiający użytkownikowi samodzielną konfigurację uprawnień to podstawa dla każdego doświadczonego handlowca, który od systemu wymaga czegoś więcej, niż tylko funkcji gromadzenia kontaktów. Skuteczne modelowanie procesu sprzedaży jest bez elastycznego sposobu, który daje zarządzanie uprawnieniami w systemie CRM jest bardzo trudne – a często zupełnie niemożliwe. Dlatego właśnie warto pomyśleć o planie zagospodarowania pracy w systemie CRM jeszcze przed jego zakupem, by decyzję podjąć ze świadomością korzyści, jakie daje zarządzanie uprawnieniami pracowników.


Szukasz większego systemu CRM?

Sprawdź system Aura Business — elastyczne rozwiązanie dedykowane dla wymagających klientów