TOP 5 funkcji w systemach CRM dla firm - RANKING 2020

TOP 5 funkcji w systemach CRM dla firm - RANKING 2020


Systemy CRM w obecnych czasach potrafią być naprawdę rozbudowane, oferując całą rzeszę opcji oraz możliwości. Zadaliśmy sobie więc pytanie - które z nich są wśród naszych klientów najpopularniejsze? I tak właśnie powstał ten ranking, w którym przedstawiamy pięć najczęściej wykorzystywanych funkcji w CRM dla firm.



1 - Szanse sprzedaży

Szanse sprzedaży otwierają ten ranking nie bez powodu - są bowiem niezwykle popularne wśród naszych użytkowników. Ta prosta, ale niezwykle użyteczna funkcja niczym dłoń w rękawiczkę wpasowuje się w filozofię pracy na lejku sprzedażowym. Szanse sprzedaży są dla handlowca niczym kierownica w samochodzie - pozwalają mu na pozostanie na dobrej drodze do celu, czyli pozytywnego zamknięcia transakcji.


Na czym polega widok szans sprzedaży?

Widok ten jest przedstawiony w postaci tablicy Kanban, którą podzielono na etapy. Poszczególne etapy są odzwierciedleniem faz procesu sprzedażowego. Pracownicy działu handlowego mogą umieszczać tutaj otwarte przez siebie transakcje, które reprezentowane są w postaci kafelków. Każdy z nich zawiera szereg przydatnych informacji - kto jest za tę szansę odpowiedzialny, na jakim etapie się ona znajduje, jakie zaplanowano względem niej zadania.



Widok szans sprzedaży to również świetny sposób dla menedżera na to, aby skutecznie kontrolować pracę działu. Aby dodatkowo ułatwić mu to zadanie, pochodzące z szans sprzedaży informacje można wyświetlić w formie raportów.


2 - Baza wiedzy o kontrahentach i planowanie zadań do nich

Trudno wyobrazić sobie CRM dla firm, który nie posiada tego elementu. W naszym przypadku jest on niezwykle popularny, bowiem pracuje na nim praktycznie każdy z naszych użytkowników.

Baza wiedzy o kontrahentach to miejsce, w którym przechowywane są wszystkie dane dotyczące klientów. System przechowuje informacje w spójny sposób, dlatego pracownicy mają łatwy dostęp do nich w dowolnym momencie. Jakie dane mogą być przechowywane w systemie? Począwszy od najbardziej podstawowych, takich jak adres i nazwa firmy (które zresztą można automatycznie pobrać z bazy danych GUS), po szczegóły dotyczące rozliczeń, takich jak na przykład nieopłacone dokumenty. Z zakładki „dokumenty” szybko przejdziesz do listy takich dokumentów - faktur, zamówień lub ofert.

Z kartotekami klientów można łączyć zadania. Jak to działa? Za przykład weźmy sobie sytuację, w której nasz potencjalny klient znajduje się na pierwszym etapie ścieżki sprzedaży. Sprzedawca kontaktuje się z nim, aby umówić się na spotkanie. Co dalej? Wprowadza je do kalendarza, łącząc je z odpowiednią kartoteką klienta. Takimi przypisanymi zadaniami może być właściwie wszystko - prezentacja produktu, spotkanie, szkolenie albo po prostu kontakt telefoniczny. Oczywiście wszystkie te zadania można znaleźć później w karcie klienta.


3 - Ofertowanie

Ofertowanie jest jednym z kluczowych etapów na ścieżce sprzedaży. Handlowiec wysyła ofertę do klienta i czeka na jej zaakceptowanie. Prosta sprawa, ale niekiedy może prowadzić do pewnych nieporozumień - zwłaszcza, jeżeli przedsiębiorstwo nie wypracowało sobie ujednoliconego wzoru ofert i/lub gdy jednego klienta obsługuje kilku sprzedawców. Tutaj w sukurs przychodzi dobry CRM dla firm z funkcją zarządzania ofertami.

Błyskawiczne tworzenie ofert, automatyczne uzupełnianie danych o klientach i bezproblemowe dodawanie produktów z bazy systemowej to główne powody, dla których handlowiec oszczędza wiele czasu w trakcie tworzenia ofert. Później, oferty już zaakceptowane przez klienta, dzięki systemowi CRM w łatwy sposób można przekształcić w zamówienie.



Dobrą praktyką jest zapewnienie ofertom i zamówieniom spójności. Przygotowaną ofertę można zapisać w formacie PDF, a jej wygląd da się edytować. Po zakończeniu pracy nad ofertą, sprzedawca może w przyszłości użyć jej jako szablonu do tworzenia kolejnych.


4 - Raporty sprzedażowe

Raporty sprzedażowe to kolejna z funkcji, z których codziennie korzysta większość naszych klientów. Są one po prostu niezbędne dla kierowników działów sprzedaży, przydają się jednak również i szeregowym handlowcom. Dzięki nim, menedżerowie są w stanie bardzo dokładnie monitorować pracę swoich podwładnych, natomiast oni mogą z łatwością określić, który z ich klientów generuje najwyższe obroty. Raportów jest wiele (i można tworzyć własne), dlatego poniżej wymieniamy jedynie trzy najpopularniejsze z nich:

Aktywność handlowców - jest to raport wskazujący, jak aktywni byli poszczególni handlowcy i co zrobili w wyznaczonym okresie.

Lejek sprzedaży - ten raport pokazuje wartość szans sprzedaży na wykresie, podzielonym według ich etapów.

Konwersja lejka - raport informujący o przejściu szans sprzedaży między poszczególnymi etapami. Menedżerowie za pomocą tego raportu mogą łatwo zidentyfikować wąskie gardła w procesie sprzedaży.


5 - Integracje

Integracje są oknem do świata zewnętrznego dla każdego systemu CRM, dlatego ta funkcja musiała znaleźć się na naszej liście. Jest to podstawowa metoda dwukierunkowej wymiany danych z klientami pocztowymi oraz systemami handlowo-magazynowymi. Dzięki integracji ważne dane z programów zewnętrznych są zaczytywane do systemu CRM, który z kolei umożliwia scentralizowane nimi zarządzanie. Integracja z programem handlowym umożliwia automatyczną aktualizację informacji o produktach, cenach i stanach magazynowych. Jest to rozwiązanie, które pracownikom działu handlowego oszczędza sporo czasu, ponieważ nie muszą oni ręcznie przepisywać informacji podczas tworzenia ofert czy zamówień.

Co w praktyce oznacza integracja:

  • Aktualne stany magazynowe i faktury, pobrane z programu handlowego.
  • Aktualne dane dotyczące rozliczeń z klientami.
  • Dostęp do historii komunikacji z klientem.
  • Dostęp do wielu skrzynek pocztowych z jednego miejsca.


Przeczytaj więcej na temat pracy na systemach CRM: