Bezpłatne systemy CRM vs. płatne rozwiązania

Bezpłatne systemy CRM vs. płatne rozwiązania


Zarządzanie relacjami z klientami to nieodłączny element pracy każdego przedsiębiorstwa. W czasach, kiedy poprzez sprzedaż internetową można trafić do znacznie większego grona odbiorców oferty, firma nie będzie w stanie zbierać informacji o rosnącym gronie klientów bez odpowiedniego wsparcia technologicznego. Skoro baza odbiorców oferty nieustająco rośnie, trzeba pomyśleć o wdrożeniu systemu, który uporządkuje wiedzę o konsumentach i skoordynuje pracę przedsiębiorstwa. Jednak na rynku są dostępne za równo darmowe systemy CRM jak i płatne programy. Które rozwiązania będą najlepsze dla Twojego biznesu?


W poniższym artykule chcemy zestawić możliwości, które oferują darmowe i płatne systemy CRM. Porównamy je w czterech kategoriach – jaką wiedzę dostarczają o klientach, czy oferują dużo funkcji, czy są użytecznym wsparciem dla pracy przedsiębiorstwa i jak pozwalają firmie oszczędzić finanse.


Systemy CRM jako źródło wiedzy o klientach


Jeżeli przedsiębiorca chce skutecznie poznać swoich klientów, powinien wybierać bogate w funkcje systemy CRM. Dlaczego? Ponieważ skrawkowe informacje o kontrahentach mogą nie wystarczyć. Darmowe systemy często nie pozwalają na gromadzenie rozbudowanych informacji o klientach, więc część danych trzeba rozpraszać w dodatkowych arkuszach. Brak integracji z systemem ERP sprawia, że wiele operacji czy informacji trzeba nadrabiać lub powtarzać, a chodzi głównie o konieczność ręcznego wprowadzania i przetwarzanie danych o kliencie. Chcąc uniknąć tych niedogodności, warto pomyśleć o funkcjonalnych systemach CRM, które umożliwią gromadzenie szczegółowej wiedzy i udostępnianie jej wszystkim sektorom przedsiębiorstwa. Zebrane w bazie danych mogą zostać posegregowane według różnorodnych kategorii. Taki system może też integrować się z systemem handlowym, dzięki czemu pracownicy firmy otrzymują w czasie rzeczywistym spójny obraz klienta i mają stały wgląd do aktualnych i kompletnych danych o nim. Ta funkcja pozwala pracownikom sprawnie podejmować kluczowe decyzje i znacząco ułatwia komunikację z klientami.


Funkcjonalność


Bezpłatne programy CRM nie wyróżniają się dużą ilością funkcji. Te systemy najczęściej oferują jedynie kalendarz oraz tryb tworzenia zadań. Z kolei płatne systemy CRM otwierają przed przedsiębiorcą szereg zalet: pozwalają szybko zablokować lub otworzyć sprzedaż dla kontrahenta; umożliwiają przypisanie do klientów takich szczegółowych informacji, jak ich lokalizacja, nazwa, NIP czy opiekun handlowy; zapamiętują informacje o byłych kontrahentach; odnotowują informacje o leadach, zanim staną się partnerami biznesowymi oraz wiele innych. Co więcej, płatne narzędzia wyróżnia znacznie wyższy poziom user experience. Przejrzysty i intuicyjny interfejs sprawia, że można błyskawicznie odnaleźć potrzebne informacje. Ponadto każdy pracownik może sam ustawiać klucz wyszukiwania, np. według określonych przez dostawcę atrybutów. Również sam kalendarz w płatnym systemie oferuje znacznie więcej funkcji. Rozbudowane kalendarze upraszczają proces koordynowania i zarządzania pracą. Dzięki nim można dodawać zadania, filtrować je według zadań, zdarzeń oraz rozdzielać je między pracownikami.


Usprawnienie pracy przedsiębiorstwa


Standardowe funkcje systemów CRM, również bezpłatnych, to zbieranie danym o klientach i kontrahentach, dzięki którym powstaje baza danych. Jednak czy to wystarczy, aby systemy CRM stały się nieocenioną pomocą dla pracowników przedsiębiorstwa? Niekoniecznie. Otóż darmowe programy nie zawsze zwalniają pracowników firmy z konieczności ręcznego wprowadzania danych i nie integrują się z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Natomiast płatne systemy CRM mogą wykonać wiele czynności za ludzi. Przykładowo płatne narzędzia integrują się z używanym przez firmę programem handlowym – dzięki temu dane zmienione w tym programie automatycznie aktualizują się w systemie CRM. Takie programy nie tylko przypominają o ważnych terminach i zadaniach, ale też mają możliwość integracji swojej pocztę e-mail, pozwalają nawet zarządzać uprawnieniami pracowników. Mogą też tworzyć użyteczne raporty dla handlowców i zarządu. Z wygenerowanych raportów można szybko przeanalizować efekty pracy działu sprzedaży, monitorować nowe szanse sprzedaży czy wskazać zaniedbane szanse. W tym kontekście oszczędność czasu oraz zasobów ludzkich są oczywistymi zaletami.


Oszczędność zasobów finansowych


Może wydawać się, że wdrożenie bezpłatnego systemu CRM będzie oszczędnością dla firmy. Czy rzeczywiście tak jest? Okazuje się, że takie systemy często generują dodatkowe koszty. Chociaż są darmowe, to wymagają zakupienia dodatkowej licencji oraz dopłacenia za proces wdrożenia, utrzymania i wsparcia systemu. Takie programy nie zawsze automatycznie aktualizują się, zatem co pewien czas trzeba instalować ich nową wersję. Ponadto te narzędzia nie pozwalają uniknąć dodatkowego nakładu pracy ze strony kadr, a to też kosztuje. Skuteczniejszą metodą oszczędzania mogą być płatne systemy CRM, które nie wymagają dużych nakładów finansowych na ich utrzymanie, nie wspominając o oczywistych korzyściach finansowych z automatyzacji procesów. Tym samym koszt wydany na program zwraca się w zyskach. Chociażby możliwa integracja systemów CRM z programami do automatyzacji marketingu pozwala skuteczniej określić sprzedażowe szanse oraz odpowiedni moment dla kontaktu z kontrahentem. W efekcie wzrasta sprzedaż – czyli rosną też zyski.


Jeżeli przedsiębiorstwa chcą dobrać dla siebie odpowiednie systemy CRM, muszą jasno sprecyzować swoje potrzeby i priorytety. Przedsiębiorca, który uważa, że wystarczą mu podstawowe funkcje, będzie zadowolony z darmowych narzędzi. Jednak bezpłatne systemy sprawdzą się tylko w bardzo małych firmach, którym głównie zależy np. na zapisywaniu planowanych spotkań. Płatne systemy CRM mogą zaoferować znacznie więcej. Dzięki opcji integracji z platformą hurtową czy systemami handlowymi, przedsiębiorstwo może efektywniej przeprowadzać takie procesy biznesowe jak prognoza wyników sprzedaży, realizowanie zamówień, zarządzanie dostawami czy zasobami i wiele innych. Firma korzystająca z płatnego systemu CRM może oszczędzić sporo czasu i środków finansowych, a te oszczędności można wykorzystać na inne aktywności związane z prowadzeniem biznesu – chociażby na pogłębianie relacji z klientami. W końcu właśnie to powinno być centralnym celem każdego, nowoczesnego biznesu.