Repozytorium plików


Uporządkowana baza plików firmowych

Synergius CRM posiada funkcję, która pozwala gromadzić w systemie wszelkie istotne pliki mające znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa i wpływające na codzienną pracę zatrudnionych w nim osób. Mowa o repozytorium plików, które stanowi uporządkowaną bazę dokumentów firmowych i stwarza możliwość swobodnego zarządzania nimi.

Korzyści:

  • Wszystkie istotne pliki firmowe w jednym miejscu
  • Możliwość nadawania uprawnień
  • Szybki dostęp do poszczególnych plików dzięki filtrowaniu
  • Możliwość tematycznego grupowania dokumentów
  • Wsparcie pracowników w ich codziennych obowiązkach



W jaki sposób funkcjonuje repozytorium plików?

Budowa repozytorium plików pozwala na systematyzowanie dokumentów w dedykowanych i pogrupowanych tematycznie katalogach, które z kolei mogą zawierać w sobie kolejne katalogi – podkatalogi. Istnieje dowolność w nazywaniu poszczególnych folderów, a także tworzeniu połączeń między nimi. Możesz stworzyć dowolną liczbę katalogów, podkatalogów i folderów stanowiących kolejne etapy hierarchii. Wszystko to ma sprzyjać odpowiedniemu porządkowi Twoich plików firmowych.

Utworzone katalogi to miejsce, w którym Ty i Twoi pracownicy możecie zamieszczać wszelkie pliki, które uważacie za istotne w Waszej działalności. Synergius CRM nie przyczynia się do ograniczeń i pozwala gromadzić w bazie pliki różnego rodzaju z wieloma odmiennymi rozszerzeniami.

Plik dodany w systemie trafia na wybraną listę i widnieje na niej z możliwością podglądu, a także wskazaniem daty dodania, rozmiaru i autora.

Co więcej, repozytorium plików to nie tylko odpowiednie usystematyzowanie tematyczne. Stworzona baza ma być wsparciem w codziennej pracy, dlatego też została uzupełniona o kilka istotnych funkcji pomocnych w samym zarządzaniu nią.

Po pierwsze filtrowanie, które umożliwia szybkie przeszukiwanie zamieszczonych w systemie dokumentów. Pilnie potrzebujesz znaleźć odpowiedni plik, ale nie pamiętasz, w którym z folderów mógł on zostać umieszczony? Nie musisz się martwić – skorzystaj z filtrowania po nazwie lub też po dacie dodania i usprawnij cały proces.

Dodatkowo, specyfika repozytorium plików pozwala na podejmowanie wielu różnych akcji względem poszczególnych plików, a także samych katalogów. W obu przypadkach możliwe jest przenoszenie, zmiana nazwy oraz usunięcie. Oprócz tego, dane dokumenty mogą być pobierane przez użytkowników systemu, a w odniesieniu do katalogów mogą zostać nadane uprawnienia (odczyt lub edycja). Zaletą jest to, że poszczególne akcje możesz zastosować do wielu plików jednocześnie – łatwiej i szybciej dokonasz koniecznych zmian.

Dlaczego i jak warto korzystać z tej funkcji?

Uporządkowana baza plików to klucz do sprawnego przepływu materiałów firmowych i sprawnej realizacji obowiązków. Jeśli umieścisz w systemie wszystkie dokumenty istotne dla Twojej działalności, będziesz mieć pewność, że każdy pracownik otrzyma do nich dostęp i w razie potrzeb skorzysta z ich pomocy.

To, co umieścisz w swoim systemie zależy od Twoich upodobań, a także od specyfiki Twojego biznesu. Mogą być to przykładowo:

  • wzory i szablony dokumentów,
  • instrukcje i standardy działania,
  • zasady bezpieczeństwa,
  • materiały promocyjne,
  • materiały wdrożeniowe,

  • specyfikacje i dokumenty techniczne,
  • prezentacje,
  • materiały dotyczące organizacji firmy,
  • i wiele innych.

Załóż bezpłatne konto i zacznij korzystać z systemu już teraz