Dlaczego programy CRM są ważne dla organizacji?

Dlaczego programy CRM są ważne dla organizacji?


Niezależnie od tego czy prowadzisz organizację biznesową, czy też typu non-profit, musisz z całą pewnością współpracować każdego dnia z wieloma kontrahentami, zarządzać określoną grupą osób i nadzorować wiele procesów. Ogólnie rzecz ujmując – masz dużo pracy i w Twoje poczynania może wkraść się bałagan. Dlatego też stworzono programy CRM, które w dzisiejszych czasach pomagają małym, średnim i dużym organizacjom nie tylko w utrzymaniu porządku, ale też rozwoju. Dlaczego ich znaczenie już teraz jest tak duże, a popularność stale rośnie?


Dają Ci kompletną wiedzę na temat kontrahentów


Programy CRM stanowią bazy danych, które gromadzą kontakty oraz informacje o nich, będąc nieocenioną bazą wiedzy dla każdego typu organizacji. I to gromadząc informacje nie tylko o klientach, ale też współpracownikach, osobach zatrudnionych w organizacji, wolontariuszach, a także wszystkich innych osób, które choć przez chwilę miały kontakt z nami i naszą organizacją. Umożliwia oczywiście zarządzanie kontaktami, edycję oraz wprowadzanie kolejnych danych i łatwe wyszukiwanie informacji. Takie automatyczne gromadzenie danych pozwala nam także śledzić historię – zarówno kontaktów z daną osobą, jak też przeprowadzonych operacji, transakcji itd.


UWAGA! Istotne jest opracowanie takiego systemu gromadzenia i prezentowania danych, które będzie optymalnie dopasowane do potrzeb organizacji, o co zadba producent systemu.


Pozwalają dokładnie zaplanować pracę


Każdy proces w firmie wymaga dokładnej analizy i strategii – transakcja z kontrahentem, inwestycja, realizacja zlecenia itd. A nic nie usprawnia tego rodzaju działań lepiej od programu CRM, dzięki któremu będziesz mógł:

  • w pełni kontrolować proces sprzedaży/zakupu/realizacji usługi,
  • składać zamówienia,
  • szacować szansę na odniesienie sukcesu,
  • ewidencjonować wszelkie działania.

  • Programy CRM dają również dostęp do kalendarzy, które automatyzują pracę i dają wszystkim osobom działającym w organizacji wiedzę na temat zadań do wykonania oraz tego, co udało się już osiągnąć, a nad czym jeszcze trzeba popracować. Mówiąc w skrócie – dzięki systemowi przydzielisz zadania, dowiesz się który zatrudniony może podjąć się działania w określonym przedziale czasowym i zyskasz pełną władzę nad zarządzaniem terminami oraz czasem – zarówno swoim, jak i innych osób w organizacji. Dodawanie i podgląd zadań oraz zdarzeń, przyznawanie uprawnień, definiowanie różnego rodzaju parametrów dotyczących realizacji zadania – w wysokiej jakości systemie CRM wszystko to jest łatwe i szybkie, co znacznie usprawnia funkcjonowanie organizacji.


    Dają Ci kontrolę i raporty o określonych parametrach


    Koniec z tworzeniem arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego wprowadzania setek parametrów, aby przekonać się, który z zatrudnionych jest skuteczny, a któremu należy pomóc. Programy CRM dadzą Ci bieżące informacje na temat działań poszczególnych osób, wskażą Ci które zadania zostały wykonane, a które czekają na realizację i pozwolą zapoznać się z notatkami pracowników. Oczywiście wraz z tym wszystkim idzie możliwość przeprowadzania rozmaitych działań – zarówno na pojedynczych osobach, jak i na większych grupach.


    Drugą rzeczą są raporty, generowane z myślą o różnych aspektach funkcjonowania organizacji. Możesz dzięki nim przeanalizować koszty i przychody, sprawdzić skuteczność swoich pracowników w zakresie nawiązywania współpracy z kontrahentami, stworzyć ranking kontrahentów i wiele innych. Wszelkie parametry i atrybuty ustalasz samodzielnie, wybierając tylko te, które są Ci potrzebne.


    Porządkują komunikację wewnętrzną w organizacji


    Szybkie przekazywanie wiadomości pomiędzy członkami organizacji to często duży problem tych większych jednostek, w obrębie których działa kilkadziesiąt, a nawet kilkaset osób. Nowoczesne programy CRM zawierają specjalne komunikatory, które umożliwiają konwersację pomiędzy dwoma lub większą liczbą osób, a także wysyłanie plików. Dają również możliwość umieszczania plików i udostępniania ich innym pracownikom, co znacznie usprawnia proces wymiany ważnych dokumentów. System sprawia, że nie trzeba podnosić słuchawki telefonu, aby błyskawicznie skontaktować się z innym działem i pozyskać istotne informacje.


    Mogą współpracować z innymi systemami


    Niezwykle istotną zaletą programów CRM jest to, że można integrować je dowolnie z innymi narzędziami usprawniającymi funkcjonowanie organizacji, takimi jak programy dla handlowców. Jakie wynikają z tego korzyści? W systemie widoczne będą np. dane finansowe i dokumenty klientów, dostępne będą informacje o produktach oraz ich ceny, faktury, stany magazynowe, indywidualne rabaty przydzielane klientom i wiele więcej. Nie trzeba mówić, jak bardzo usprawni to pracę działu handlowego. Możliwa jest również integracja systemu z pocztą IMAP.


    Programy CRM, czyli szereg innych zalet


    To nie wszystkie funkcje i możliwości tego rodzaju systemów, które pomagają w codziennym życiu organizacji. Jest ich wiele więcej, a wszystkie dopasowane indywidualnie do potrzeb danej organizacji. Pewne jest, że znaczenie programów CRM będzie rosło, tak jak cały czas rośnie ich funkcjonalność.


    Szukasz większego systemu CRM?

    Sprawdź system Aura Business - elastyczne rozwiązanie dedykowane dla wymagających klientów