Stosowanie CRM w miękkiej windykacji

Stosowanie CRM w miękkiej windykacji


Pilnowanie terminów płatności kontrahentów nie należy ani do zadań prostych, ani też przyjemnych. Przy wykonywaniu tej pracy dobrze jest więc dysponować wszelką możliwą pomocą - przydają się cechy charakteru, takie jak empatia i cierpliwość, ale również narzędzia w postaci oprogramowania. Miękka windykacja w CRM jest łatwiejsza, a poniżej opisujemy, dlaczego.



Na czym polega miękka windykacja?

Miękka windykacja to nienachalna i nieinwazyjna forma wezwania do płatności. Jej celem jest polubowne wyjaśnienie całej sytuacji, w tym określenie, jaki jest właściwie powód zaistniałego opóźnienia. A tych może być przecież bardzo wiele, od zwykłego zapominalstwa, przez zagubienie dokumentu aż po przypadki takie jak klient czekający na spłatę należności od swojego kontrachenta.

W ramach miękkiej windykacji ważne jest ustalenie warunków spłaty akceptowalnych przez obie strony. Często takie miękkie działania przynoszą lepsze efekty niż radykalne postępowanie. Zanim przekażemy dane klienta do rejestru dłużników, dobrym pomysłem jest przesłanie prostego przypomnienia przez e-mail czy kontakt telefoniczny.

Dlaczego warto zajmować się takim łagodnym przypominaniem kontrahentom o ich zaległych płatnościach?

  • to dobry sposób na okazanie klientowi wyrozumiałości oraz generalnego zainteresowania jego firmą. Możemy tutaj poprawić długotrwałe relacje z kontrahentem poprzez takie akcje jak na przykład przedłużenie terminów płatności.
  • jeżeli powodem opóźniającej się spłaty jest to, że klient jest niezadowolony z jakości produktu czy poziomu usługi, to miękki kontakt w sprawie zaległej faktury może być początkiem konstruktywnej rozmowy i przyczynkiem do naprawienia sytuacji. W dalszej mierze rzutować to będzie na pozytywną, długotrwałą współpracę z kontrahentem
  • to również prosty sposób na kontrolę nad finansami naszego przedsiębiorstwa i szybkie rozeznanie w nierozliczonych fakturach


Miękka windykacja w systemie CRM

Jaką rolę w prowadzeniu miękkiej windykacji może pełnić system CRM? Jedną z jego podstawowych funkcji, jakie okazują się tutaj przydatne, jest raport płatności, za pomocą którego monitorujemy przeterminowane dokumenty. Przydaje się również planowanie zadań - na przykład kontaktu ze wskazanymi klientami.



Oprócz monitorowania raportów i planowania działań kontaktowych, możemy także wykorzystać system CRM do utworzenia szablonu wiadomości e-mail, który będzie następnie wysyłany w sposób automatyczny do wszystkich klientów z nieopłaconą fakturą.

Automatyczne mailingi z przypomnieniami o płatnościach są nie tylko skuteczne, ale również nie wymagają od nas wielkich nakładów pracy. Wiadomości za nas rozsyła system CRM, co w znacznym stopniu oszczędza czas. Aby jednak takie e-maile odniosły pożądany skutek, w trakcie ich konstruowania należy pamiętać o kilku sprawach:

  • wiadomości powinny być naturalne i sprawiać wrażenie, że wysłał je człowiek, a nie automat,
  • powinny zawierać informację o fakturze, o której mowa i możliwość jej pobrania,
  • powinny zawierać informację o pierwotnym terminie płatności,
  • powinny zawierać dane kontaktowe osoby, z którą można porozmawiać w przypadku pytań lub problemów.


Podsumowanie

Używając miękkiej windykacji zwiększamy szanse na zbudowanie pozytywnej, długotrwałej relacji z kontrahentami. Trzeba bowiem podkreślić, że najbardziej pożądanym rezultatem windykacji jest nie tylko wyegzekwowanie należności, ale także utrzymanie dobrych relacji biznesowych z klientem. Tylko w ten sposób możliwa jest późniejsza z nim współpraca.

Dlatego też główną zaletą stosowania systemu CRM w procesach windykacyjnych jest to, że nawet to nieprzyjemne dla obu stron doświadczenie mogą przekuć na coś, co pozytywnie wpłynie na późniejsze ich relacje. Miękka windykacja w CRM zazwyczaj oznacza również lepszą ściągalność długów - tak więc nie tylko nie niszczy relacji z klientem, ale jest również skuteczniejsza.


Sprawdź inne materiały na temat pracy z systemem CRM: