Jak napisać maila w CRM z AI? Odpowiedź w języku klienta, np. po angielsku czy niemiecku

Jak napisać maila z AI, żeby nie poprawiać go przez kwadrans? Wystarczą trzy rzeczy: kilka zdań o tym, co ma się znaleźć w odpowiedzi, dobrze dobrany ton i język klienta. Resztę AI przygotuje jako propozycję do sprawdzenia. Najpierw pokazujemy, jak działa odpowiedź z asystentem AI w Questy Synergius CRM. Potem podpowiadamy, jak napisać dobre polecenie i dobrać ton.

Skrzynka handlowca: gdzie ucieka czas na odpowiedzi

Większość maili, na które odpowiada handlowiec B2B, jest do siebie podobna. Mimo to każdą odpowiedź pisze od zera.

W skrzynce handlowca codziennie lądują te same sprawy:

• zapytanie ofertowe, na które trzeba odpowiedzieć szybko, zanim klient napisze do konkurencji,
• pytanie o termin dostawy albo dostępność maszyny,
• prośba o specyfikację, instrukcję czy certyfikat,
• odpowiedź po wysłanej ofercie, gdy klient dopytuje o szczegóły,
• mail od dealera z Niemiec, na który handlowiec odpisuje wolniej, bo szuka słów albo prosi kolegę o pomoc.

Treść odpowiedzi handlowiec zwykle zna od razu: dziękuję, cena taka, termin taki, zapraszam na spotkanie. Czas zabiera dopiero ubranie tego w uprzejmy mail. Przy klientach zagranicznych dochodzi jeszcze tłumaczenie.

Odpowiedź z asystentem AI w Questy Synergius CRM: 5 kroków

W Questy Synergius CRM odpowiedź na maila z AI przygotujesz bez wychodzenia z systemu. Robisz to przy wiadomości od klienta.

Funkcja jest w wersji beta, więc zakres i wygląd mogą się jeszcze zmieniać.

1. Kliknij „Odpowiedz z asystentem AI” przy mailu od klienta. Pola Od, Do i Temat są już uzupełnione.
2. Wpisz krótkie podsumowanie, co ma zawierać odpowiedź. Po polsku, swoimi słowami, nawet w pośpiechu.
3. Wybierz ton i język odpowiedzi, np. polski, angielski albo niemiecki. Polecenie piszesz po polsku, a AI przygotuje maila w języku klienta. Nie musisz go potem tłumaczyć.
4. Kliknij „Przygotuj propozycję (AI)”. Po chwili w polu poniżej pojawi się propozycja maila.
5. Sprawdź i popraw propozycję, a potem wyślij. Jeśli zaznaczysz pole „Dołącz cytat oryginalnej wiadomości”, pod odpowiedzią znajdzie się mail klienta. Maila wysyłasz sam, przyciskiem „Sprawdź i wyślij…”.

Na screenie handlowiec napisał jedno zdanie po polsku: podziękuj za zainteresowanie i zaproponuj spotkanie, bo na miejscu mamy kilka maszyn. AI przygotowało z tego kilkuakapitowy mail po angielsku. Zwraca się do klienta po imieniu i nawiązuje do jego pytania o maszynę.

Możesz też podejrzeć dane, które zostaną wysłane do AI. Służy do tego przycisk „Podgląd eksportu do AI”.

Jak napisać maila z AI: co wpisać w podsumowaniu

Dobre polecenie dla AI zawiera konkrety: cenę, termin, miejsce i kolejny krok. Im więcej ich podasz, tym mniej poprawek zostanie Ci w gotowym mailu.

Słabe polecenie: „odpisz klientowi”.

Lepsze polecenie: „podziękuj za zapytanie, cena koparki X to 420 000 zł netto, dostawa w 6 tygodni, zaproponuj spotkanie we wtorek lub w środę w naszej siedzibie w Poznaniu”.

Przy pierwszym poleceniu AI napisze uprzejmy, ale pusty mail. Przy drugim dostaniesz odpowiedź, którą po przeczytaniu można wysłać.

Jaki ton wybrać: 4 tony odpowiedzi

Ton dobierasz do klienta i do sprawy. Ta sama informacja inaczej brzmi w odpowiedzi na reklamację, a inaczej w mailu do dealera, z którym współpracujesz od lat.

Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →

Domyślny ton to „uprzejmy, profesjonalny”. W większości maili handlowych to wystarczy. Zdania w tabeli pokazują tylko kierunek. AI za każdym razem napisze je trochę inaczej, bo dopasowuje je do Twojego podsumowania.

Przykład: odpowiedź na zapytanie dealera z Niemiec

Pani Anna, handlowiec w firmie sprzedającej maszyny rolnicze, odpowiada dealerowi z Niemiec jeszcze tego samego ranka. A mail po niemiecku do klienta pisze rzadko.

Od trzech lat współpracuje z dealerem z Bawarii. Wcześniej jego maile czekały, aż kolega znający niemiecki znajdzie chwilę. Czasem odpowiedź wychodziła dopiero następnego dnia. Dane w przykładzie są przykładowe.

• 9:00, mail od dealera. Pan Becker pyta o prasę zwijającą do słomy i siana: ile kosztuje i czy dostawa zdąży przed żniwami.
• 9:01, podsumowanie. Pani Anna wpisuje: „podziękuj za zapytanie, prasa kosztuje 48 500 euro netto, dostawa w 4 tygodnie, zaproponuj pokaz maszyny u nas albo u jego klienta”.
• 9:02, ton i język. Wybiera ton ciepły, partnerski i język niemiecki, bo zna klienta od lat.
• 9:03, propozycja. AI przygotowuje odpowiedź. Pani Anna dopisuje nazwę modelu prasy i skraca jedno zdanie.
• 9:06, wysyłka. Zostawia zaznaczony cytat maila pana Beckera i klika „Sprawdź i wyślij…”.

Przed żniwami dealer pyta kilku dostawców naraz. Ten, kto odpowie pierwszy, ma większą szansę na pokaz maszyny. Treść zaproponowało AI. O tym, co obiecać klientowi, zdecydowała pani Anna.

AI przygotowuje, handlowiec wysyła

Propozycja AI to szkic, a nie gotowy mail. Pole z propozycją wprost przypomina, żeby ją sprawdzić i poprawić przed wysłaniem.

Za cenę, termin i każde zobowiązanie wobec klienta odpowiada handlowiec. Dlatego przed kliknięciem „Sprawdź i wyślij…” warto sprawdzić:

1. Miejsca w nawiasach, np. [date] albo [address]. Żadne nie może zostać w wysłanym mailu.
2. Cenę i termin. Czy zgadzają się z ofertą?
3. Nazwy produktów. Czy są takie jak w katalogu?
4. Imię i formę zwrotu. Czy pasują do osoby, do której piszesz?
5. Kolejny krok. Czy klient wie, co ma zrobić po przeczytaniu maila?

Kiedy lepiej napisać samemu? Przy trudnej rozmowie, w negocjacjach i przy przeprosinach po poważnym błędzie. Klient wyczuje szablon tam, gdzie spodziewa się osobistego słowa. AI do pisania maili najlepiej sprawdza się przy powtarzalnych odpowiedziach. Relację z klientem buduje człowiek.

ChatGPT czy asystent AI w CRM? ChatGPT, Gemini czy Claude też pomogą napisać maila. Najpierw trzeba jednak skopiować do czatu wiadomość klienta i opisać sytuację. Potem gotową odpowiedź trzeba wkleić z powrotem do poczty. Asystent AI w Synergius CRM nie jest czatem i nie prowadzisz z nim rozmowy. Wpisujesz krótkie podsumowanie przy mailu klienta, a propozycja odpowiedzi pojawia się w tym samym oknie. Pisanie maili z AI w CRM odbywa się więc tam, gdzie i tak pracujesz: w zintegrowanej poczcie.

W czym jeszcze AI pomaga handlowcom, przeczytasz w artykule AI dla handlowców: jak zaplanować dzień w sprzedaży B2B. Zasady bezpiecznej pracy z AI znajdziesz we wpisie o dobrych praktykach korzystania z AI.

---

FAQ: pisanie maili z AI w CRM