Automatyzacja pracy handlowca w systemie CRM-
11 grudnia 2018

Automatyzacja pracy handlowca w systemie CRM – oszczędzaj czas i zdobywaj szczyty wydajności.

wiedza o crm

Automatyzacja pracy handlowca w systemie CRM – oszczędzaj czas i zdobywaj szczyty wydajności.

Praca handlowca wiąże się często z wykonywaniem wielu różnych czynności. Jednak wciąż jego głównym zadaniem jest… sprzedaż. Musi dbać o relacje z klientami, poświęcać im dużo uwagi i ciągle wykazywać swoje zaangażowanie. Czy będzie w stanie robić to efektywnie, jeśli lwią część jego dnia zajmuje mu porządkowanie danych czy wysyłka kolejnych wiadomości? Odpowiadając na to pytanie, warto wspomnieć o narzędziu, jakim jest automatyzacja pracy handlowca. Wiesz już zapewne, czym jest system CRM i jakie posiada funkcje – automatyzacja pozwala na wykorzystanie tych funkcji w jeszcze większym stopniu.

Dlaczego warto?

Systemy CRM sprawiają, że praca handlowców staje się łatwiejsza i bardziej efektywna. Już teraz wiele czynności, które wcześniej zajmowały uwagę pracowników, mogą być wykonywane są automatycznie.
Połączenie r
ozwiązań CRM i automatyzacji pracy handlowca umożliwia prowadzenie jeszcze skuteczniejszych działań sprzedażowych.

Na czym polega automatyzacja pracy handlowca?

Zacznijmy od początku – czym jest automatyzacja? Na początek definicja z Wikipedii:

Automatyzacja – znaczne ograniczenie lub zastąpienie (proces zastępowania) ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn (…)  wykonujących określone czynności bez udziału człowieka (czyli samoczynnych).

Zgodnie z powyższą definicją, o automatyzacji mówimy wtedy, gdy zastępujemy pracę handlowca pracą systemu. Ta idea pozwoliła nam stworzyć wyjątkowe narzędzie – automatyzator.

Automatyzator wykonuje określone czynności samodzielnie, bez angażowania czasu i uwagi Twojego pracownika. Te czynności muszą być oczywiście dokładnie zaplanowane i wdrożone przez człowieka, ale kiedy uruchomi on automatyzator – system od tego momentu pracuje sam.

 

Dlaczego warto automatyzować procesy, zachodzące w firmie?

automatyzacja zalety

Automatyzacja w CRM oznacza wiele korzyści dla całej firmy. Po pierwsze, pozwala na jeszcze wyraźniejszą oszczędność czasu pracowników. Reguły umożliwiają automatyczne wykonywanie pracy przez system. Pracownik nie będzie musiał w przyszłości poświęcać czasu i sam wykonywać tych czynności.

Automatyzacja pozwala zwiększać efektywność pracowników bez ponoszenia dużych nakładów finansowych. Dzięki zastąpieniu monotonnych zadań pracowników pracą systemu, czynności, które są czasochłonne ale konieczne do zrealizowania, będą wykonywane automatycznie.

 

 

Przyjrzyj się swojemu procesowi i automatyzuj!

Jak wykorzystać narzędzia automatyzacji w praktyce? Na początku zawsze warto przeprowadzić analizę stanu obecnego. Odpowiedz sobie na pytania: W jaki sposób działają handlowcy? Jakie narzędzia CRM wykorzystują najczęściej? Co zajmuje im najwięcej czasu? O czym muszą sami pamiętać i o czym najczęściej zapominają?

Przyjrzyj się swojemu procesowi, zwróć uwagę na ograniczenia, które w nim występują i zastanów się, w jaki sposób możesz je zniwelować. Sprawdź, gdzie w procesie pozyskiwania i obsługi klientów, handlowiec traci najwięcej czasu i spróbuj wykorzystać rozwiązania automatyzacji do usprawnienia tego procesu.

 

Co mogę zautomatyzować?

Możliwości jest wiele. Postaram się pokrótce omówić najważniejsze z nich. Automatyzacja sprawdzi sięautomatyzacja note

w momencie wykonywania powtarzających się, prostych czynności, przy których indywidualne podejście pracownika nie jest konieczne. Często handlowcy poświęcają zbyt dużo czasu na wykonywanie takich zadań. Przykładem może być wysyłanie wielu wiadomości czy planowanie kolejnych spotkań. Różnorodność zadań sprzedawców jest ogromna, dlatego staramy się ciągle rozszerzać możliwości, jakie oferuje automatyzacja pracy handlowca.

 

Jak działa automatyzator?

Automatyzacja pracy handlowca w CRM opiera się na regułach. Reguły te składają się z:

  1. wyzwalacza — czyli tego, co musi się stać, aby reguła zaczęła sprawdzać warunki
  2. warunku — to cecha, którą musi spełniać dany obiekt, żeby zostać objęty regułą. Na koniec system wykonuje wobec tych obiektów akcje
  3. akcji — czyli zaplanowanego działania.

Korzystając z reguł automatyzacji możesz:

Wysyłać wiadomości e‐mail – wysyłanie sekwencji wiadomości w określonym czasie to doskonały sposób na dostarczenie dodatkowej wiedzy o produkcie Twoim potencjalnym klientom.

Tworzyć, zamykać i zmieniać etapy szans sprzedaży – CRM pozwala na zarządzanie procesem sprzedaży z dowolnymi etapami, w których znajdują się szanse sprzedaży. Handlowcy nie muszą poświęcać dodatkowego czasu na tworzenie szans, reguły automatyzacji mogą ich w tym wyręczyć.

Zmieniać atrybuty – system może samodzielnie zmienić atrybut dołączony do danego elementu, na skutek wystąpienia określonego warunku.

Przypominać o płatności – oprogramowanie może samodzielnie odnajdywać kontrahentów z nieopłaconymi należnościami i przesyłać im przypomnienia o konieczności ich uregulowania.

 

Jak to działa w praktyce?

Przykład 1:

Załóżmy, że Twoim zadaniem jest przygotowanie oferty poszerzenia współpracy z klientami, którzy pochodzą z danego miasta. Bez odpowiedniego oprogramowania, kiedy dane o klientach są rozrzucone po różnych narzędziach i dokumentach, to zadanie może się okazać trudne. Jeśli jednak  posiadasz system CRM, to zapewne wiesz, że aby odnaleźć wszystkich takich klientów w bazie, wystarczy użyć odpowiedniego filtra i wyświetlić kontrahentów z danego obszaru.

Kiedy zdobędziesz już zbiór kontrahentów z danego miasta, musisz zaplanować swoją pracę. Z każdym z nich musisz się skontaktować, ale czy wiesz, w jaki sposób będziesz tym zarządzał? Czy za każdym razem będziesz zapisywać na kartce nazwiska osób z którymi już rozmawiałeś? Wszystkie swoje działania umieścisz w kalendarzu? Czy na bieżąco będziesz miał dostęp do informacji, na jakim etapie są rozmowy z danym klientem?

A jakby zebrać to w jednym miejscu i zarządzać tym za pomocą kampanii szans sprzedaży?

Automatyzator pozwoli Ci stworzyć wiele szans automatycznie. Po prostu skorzystasz z reguły, która sama otworzy szanse dla danej grupy klientów.

Zobacz jak mógłbyś tym zarządzać:

(kliknij, aby powiększyć)

Automatyzacja pracy handlowców

Automatyzacja pracy handlowców

Przykład 2:

Jeśli niektórzy Twoi klienci zalegają z płatnościami, trzeba im o tym przypomnieć. Z pewnością masz już na to jakiś sposób. Ale czy robisz to optymalnie?

Jeśli nie masz systemu CRM, pewnie zapisujesz gdzieś te informacje albo ręcznie sprawdzasz rozliczenia. Do każdej z tych osób musisz potem ręcznie wysłać wiadomość. Jeśli korzystasz już z CRM, prawdopodobnie masz dostęp do listy kontrahentów z zaległościami. Jednak wciąż musisz pamiętać o tym, aby wysłać przypomnienie o płatności za fakturę.

Automatyzacja pracy handlowca pozwala uruchomić regułę, która będzie regularnie sprawdzać statusy rozliczeń z każdym klientem. Jeśli od terminu płatności minie określony przez Ciebie czas, a płatność nie zostanie zrealizowana, system automatycznie wyśle wiadomość do klienta na podstawie wybranego szablonu. Nie musisz o tym nawet myśleć.

automatyzator płatności-

Przykład 3:

Jeśli masz oprogramowanie, to zapewne każdy klient, z którym rozmawiasz znajduje się już w Twojej bazie. Zależnie od etapu współpracy, jest też odpowiednio oznaczony.

Załóżmy, że nawiązałeś właśnie współpracę z nową firmą. Podczas poprzedzających to wydarzenie negocjacji, Twoi pracownicy rozmawiali z kilkoma jej przedstawicielami i każdy z nich ma założoną kartę osoby w Twoim systemie. Czy musisz za każdym razem pamiętać, żeby zmienić oznaczenie takiej firmy i każdej z osób? A co, jeśli działo by się to automatycznie?

Dzięki automatyzacji pracy handlowca nie musisz pamiętać tym, żeby zmieniać oznaczenia ręcznie.
Po wygraniu szansy, system samodzielnie zmieni sposób segmentacji klientów.
Może np. zmienić atrybut „status współpracy” na karcie kontrahenta na „aktywny”. To samo dotyczy pracowników tej firmy, których również przechowujesz w systemie. Wszystkie osoby kontaktowe powiązane z tą firmą mogą automatycznie otrzymać atrybut „aktywny klient”. Nie musisz wielokrotnie ich zaznaczać i zmieniać oznaczeń.

 

Automatyzacja pracy – dobry kierunek rozwoju

Przedstawione wyżej przykłady nie ukazują całkowitego potencjału rozwiązania, jakim jest automatyzator. Każda organizacja funkcjonuje w odmienny sposób, różny przebieg mają procesy sprzedażowe i marketingowe, dlatego potencjał wykorzystania automatyzatora będzie się różnił w zależności od firmy.

Najlepszym rozwiązaniem będzie kontakt ze specjalistą, który wspólnie z Tobą połączy obrany przez Ciebie kierunek rozwoju z dostępnymi możliwościami oprogramowania. Automatyzacja pracy może stanowić doskonałe narzędzie dla wielu przedsiębiorstw, chcących stale poprawiać swoje wyniki.