Jak system CRM wspiera sprzedaż projektową?

Jak system CRM wspiera sprzedaż projektową?


Sprzedaż projektowa w systemie CRM


crm wspiera sprzedaż proces pozyskania w crm

Jak to działa? Prezentowanie całego procesu sprzedażowego w jednym widoku jest efektywne z wielu względów i dla handlowców i dla ich przełożonych.


Jakie są korzyści dla handlowca?


Handlowcy widzą ile otwartych szans mają na danym etapie, są w stanie bardzo szybko wskazać szanse, które mają dla nich najważniejszy priorytet. Jeśli muszą decydować, do kogo w pierwszej kolejności powinni się odezwać – określą to na podstawie etapu, w którym jest dana szansa oraz zaplanowanych zadań. Nowe szanse, gdzie ważny jest szybki pierwszy kontakt z klientem nie powinny czekać na to, aż konkurencja przejmie inicjatywę. Przy szansach na zamykaniu istnieje duże prawdopodobieństwo na wygraną, handlowiec poświęcił na nie dużo czasu, dlatego zadania względem nich są priorytetowe. Oczywiście, żaden temat nie może zostać pominięty – tutaj pomagają umieszczone na szansach ikony.


Ikony informują pracowników o tym, czy mają zaplanowane zadanie względem szansy (zielona ikona), o tym, że jeszcze nie zaplanowali zadania (pomarańczowa ikona) i o tym, że nie wykonali zadania np. przygotowania oferty, a planowali takie działanie (czerwona ikona). Dlaczego zadania względem szans są ważne? Dzięki nim handlowcynie zapominają skontaktować się z klientem, zbadać jego potrzeb lub przygotować ofertę.Nie zostawiają szans samych sobie, co oczywiście, prawie zawsze kończyłoby się straceniem szansy na sprzedaż.


Oprócz głównego widoku, dla handlowca istotne są również szczegóły konkretnej szansy.

crm wspiera sprzedaż otwarta szansa w system  crm

To kopalnia wiedzy o współpracy z danym kontrahentem.Na każdym etapie zdefiniowane są cele, które musi spełnić pracownik, aby szansa mogła przejść do kolejnego etapu.To również mobilizuje hadlowca i upewnia go, że zrobił wszystko, co powinien na danym etapie.Oprócz tego, wszystkie wymienione wiadomości e-mail z kontrahentem mogą zostać podpiętę pod szansę, tak jak zaplanowane i zrealizowane zadania czy szczegóły wewnętrznych ustaleń w postaci wiadomości. Oprócz tego, cały czas aktualizowana jest historia zmian, która w postaci chronologicznej wyświetla zdarzenia powiązane z szansą np. ukończenie pierszego celu, wysłanie oferty.


W przypadku nieobecności jednego z pracowników, inni od razu mogą przejąć szanse, którymi się zajmował.Wszystkie informacje będą mieli dostępne i w karcie kontrahenta i w poszczególnych szansach. Co to oznacza dla firmy?Brak problemów z zastępowalnością,  zapewnienie ciągłości obsługi klienta oraz zachowanie relacji z klientem na wysokim poziomie.


Jakie korzyści dla przełożonego?


Kierownik na podstawie widoku szans sprzedaży, może określić stopień realizacji celu. Na pewno zainteresuje go poniższy widok, który prezentuje wartość zamkniętych szans względem planowanych w danym miesiącu.

crm wspiera sprzedaż target miesięczny program crm

Na powyższym rysunku widać, że w listopadzie wartość szans szacowana jest na 130 000, a w tym momencie zrealizowane jest 60 0000. W takiej sytuacji kierownik może szybko podjąć decyzję o tym, jak wesprzeć swoich pracowników np. przesuwając do pomocy innych, którzy lepiej radzą sobie ze sprzedażą na tym etapie.


Kierownicy największą wartość widzą w raportach, które CRM tworzy automatycznie na podstawie informacji, które ich pracownicy wpisują do systemu. Już na samym początku widać dużą korzyść. Właściciel lub kierownik nie musi poświęcać swojego cennego czasu na tworzenie raportów,aby analizować i optymalizować procesy sprzedażowe. CRM robi to za niego.


Jakie raporty powstają i jakie przynoszą korzyści, jeżeli zarządzamy tak uporządkowanym procesem sprzedażowym?


Zacznijmy od lejka szans sprzedaży.

crm wspiera sprzedaż lejek szans sprzedaży crm program

Raport przedstawia wartość szans sprzedaży na konkretnych etapach - to idealne narzędzie do analizy. Każdy przedsiębiorca ma obraną strategie oraz cele. Aby je realizować i jednocześnie wywiązywać się ze zobowiązań względem innych podmiotów, musi mieć zagwarantowany przychód na danym poziomie.


Lejek przedstawia wartość szans na danym etapie. Już pierwsza informacja jest kluczowa.Kierownik, otrzymując informację, że prognozowana wartość szans, nie jest w stanie zaspokoić potrzeb przedsiębiorstwa wie, że musi szybko zareagować. Co w takiej sytuacji mógłby zrobić? Wygenerować więcej szans sprzedaży lub podjąć decyzję o oferowaniu innego, droższego produktu. Dostęp do aktualnych raportów jest ważny, ponieważ pozwala na szybką reakcję. Co by się stało w sytuacji, gdyby kierownik doszedł do tych wniosków w momencie podsumowania miesiąca czy kwartału?


Kolejny pomocny raport to konwersja lejka.

konwersja lejka w synergius crm wspiera sprzedaż

To raport, który informuje o tym ile szans przechodzi do kolejnych etapów oraz jaki procent z nich zostało straconych a ile wygranych na poszczególnych etapach. Jeśli widzimy, że na etapie ofertowania, handlowcy tracą najwięcej szans, dostajemy bardzo ważną informację. Taka sytuacja może oznaczać, że cena produktu jest zbyt wysoka względem konkurencji. Jeśli już na pierwszym etapie jest najwyższy odsetek utraconych szans to może oznaczać, że zbyt późno handlowcy reagują na zapytania klienta. Sytuacji może być wiele. Najważniejsze, że CRM dostarcza takich informacje na bieżąco. Raporty są cały czas dostępne i aktualne. Kierownik wyposażony w takie narzędzie, może wprowadzić działania naprawcze lub optymalizujące w odpowiednim momencie.


Informacja o tym, że firma traci szanse na danym etapie jest bardzo ważna.Kierownik dowiaduje się, na jakim etapie występuje problem, bez tracenia czasu na tworzenie analiz. Zapewne w kolejnym kroku zacznie szukać powodów takiej sytuacji.


I tutaj ciekawym rozwiązaniem, może okazać się raport przyczyny utraty.

crm wspiera sprzedaży przyczyny utraty system crm

Wykres przedstawia liczbę utraconych szans pogrupowanych względem przyczyn.Jeśli, któraś z nich pojawia się wyjątkowo często i jest powodem nieudanej sprzedaży, warto zastanowić się jak tę sytuację naprawić. Dla przykładu: raport informuje, że najczęściej firma klientów z powodu „zbyt wysokiej ceny”. Co to oznacza? Możliwe, że przedstawiana przez firmę oferta jest gorsza od konkurencji. A może oferta jest atrakcyjna, ale zaprezentowana w zły sposób? Aby to stwierdzić potrzebne są szczegółowe informacje o utracie.


Z pomocą przychodzi raport utracone szanse.

crm wspiera sprzedaż utracone szanse system crm synergius

Raport wyjaśnia, z jakiego powodu, konkretne szanse zostały utracone. Wiedząc już, że największy odsetek utraconych szans jest na etapie ofertowania z powodu „wysokiej ceny”, można przeanalizować każdy z przypadków na podstawie komentarza, który pracownik zamieszcza w momencie utracenia szansy. Tak szczegółowe informacje dostarczą wiedzy o tym, co poprawić, aby zwiększyć konwersję.


Zapytaliśmy naszego specjalistę o problemy, z jakimi spotykają się kierownicy.


Niedawno zwrócił się do nas klient, który prosił o pomoc. Bardzo dużo czasu poświęcał na analizę przyczyn utraty szans. Jak to robił? Wyciągał potrzebne mu informacje z zapisywanych zdarzeń każdego pracownika. To bardzo monotonna czynność, która zajmowała mu mnóstwo czasu. Ponadto nie zawsze pracownicy pamiętali o notowaniu szczegółów utraconych transakcji. Żmudne zbieranie danych okazywało się nieefektywne.


Pokazałam mu raporty generowane w Synergius CRM i wyjaśniłam jak może działać korzystając z procesu zarządzania szansami sprzedaży – właśnie o to mu chodziło. Chciał mieć zawsze aktualne informacje i nie chciał tracić czasu na przygotowywanie raportów. Obecnie jesteśmy na etapie wdrażania tego modułu w jego firmie.


Marta Kaźmierska, BDM w Questy


Dlaczego w przykładzie przytaczanym przez Martę pracownicy nie zawsze pamiętali o zostawieniu komentarza do utraconej szansy?Bo jako handlowcy mają wiele zadań. Wystarczy, że ktoś do nich zadzwoni i przejdą do kolejnej czynności, zapominając o dokończeniu poprzedniego zadania.


Dlaczego w przypadku zarządzania szansami sprzedaży z wykorzystaniem systemu CRM będzie inaczej?Bo on im o tym przypomni.

crm wspiera sprzedaż przyczyny utraconych szans - system crm

W momencie oznaczenia szansy, jako straconej system wyświetli formularz, który należy uzupełnić, podając:

  1. Przyczynę utraty – to pole w formie tagu, podpowiada pracownikowi, jakie przyczyny były podawane wcześniej, co pozwala na ich grupowanie,
  2. Komentarz do utraty – miejsce na dopisanie szczegółowych informacji o przyczynie.


Dlaczego kierownik efektywniej przeanalizuje komentarze pracowników w tym widoku, a nie na podstawie zadań? Ponieważ wszystkie te informacje są przedstawione w jednym miejscu, nie musi tracić czasu na przełączanie się pomiędzy zadaniami czy wchodzenie w szczegóły każdego z nich (zadania często rozmieszczone są w różnych miejscach systemu).


Na koniec, warto porównać pracę poszczególnych handlowców. Tutaj należy zwrócić uwagę na raport aktywność handlowców.

crm wspiera sprzedaż aktywność handlowców wykres program crm

Od umiejętności i zaangażowania handlowców zależy wielkość sprzedaży. Porównując pracę poszczególnych handlowców można wyciągnąć wnioski, które pomogą w poprawie wyników słabszych pracowników. Ludzie to najważniejszy zasób firmy, dlatego optymalizacja ich pracy jest kluczowa.


Wprowadzanie nowego produktu w systemie CRM


Następny przykład procesu wspieranego przez CRM – wprowadzanie nowego produktu. 


"Ważne, aby system nie narzucał procesu sprzedażowego. Jeśli CRM daje duże możliwości konfiguracji np. tworzenie własnych kampanii sprzedażowych, własnych etapów i celów na poszczególnych etapach to znaczy, że dostosuje się do wielu różnych przedsięwzięć."

- Marta Kaźmierska, BDM w Questy


Jak skutecznie wprowadzić nowy produkt wykorzystując CRM?

crm wspiera sprzedaż wprowadzanie produktu na rynek nowy

Ten sam widok, zupełnie inny proces. Uporządkowany przepływ szans pozwoli na skuteczne wdrożenie produktu na rynek. Podobnie, jak w pierwszym przykładzie – raporty z szans dostarczą wielu cennych informacji oraz pozwolą na optymalizację i zwiększenie przychodów.


Również w tym przypadku analizując raport przyczyny utraty, Kierownik otrzymuje informację, dlaczego jego produkt na etapie „Przesyłania próbek” zostaje odrzucony. Już na tak wstępnym etapie, firma ma dostęp do cennych informacji od swoich potencjalnych klientów i może szybko opracować zmiany, które udoskonalą produkt.


MIX – sprzedaż projektowa + wprowadzanie nowego produktu.


Czy to możliwe i przede wszystkim efektywne w jednym systemie CRM?


Czy może zdarzyć się, że jednocześnie, jeden zespół prowadzi sprzedaż produktu A, a drugi wprowadza nowy produkt B na rynek? Oczywiście, że tak. Dobrze byłoby mieć oba procesy w jednym systemie bez podnoszenia dodatkowych kosztów? Zdecydowanie tak!


"Korzystanie z elastycznego systemu CRM daje dużo więcej możliwości. CRM powinien nie tylko pozwalać na tworzenie własnych procesów, ale także na tworzenie dowolnej ilości kampanii. Każdy proces powinien mieć swój indywidualny widok z dedykowanymi mu raportami. Dane w takim rozwiązaniu nie mieszają się, widok szans jest przejrzysty, a raporty pokazują dokładne analizy. Przejście do optymalizacji i zwiększenia zysków staje się dużo prostsze."

-Barbara Kędzierska, BDM w Questy


Jak w praktyce wygląda korzystanie z obu procesów w jednym systemie?

crm wspiera sprzedaż wiele procesów sprzedaży w crm

Na głównym widoku, wyświetlany jest filtr „Kampania”, to dzięki niemu można błyskawicznie przełączać się pomiędzy procesami.To duża oszczędność czasu, przejście do kolejnego procesu nie wymaga logowania się do innego systemu czy nawet włączenia innej zakładki. Wszystkie dane są w jednym miejscu. Jeśli z jakiś powodów pracownicy nie powinni widzieć szans innych handlowców, wystarczy ograniczyć to poprzez zarządzanie uprawnieniami. Kolejny filtr pozwala na wyświetlenie szans sprzedaży poszczególnych pracowników lub wszystkich razem. To kolejne ułatwienie, które można wykorzystać na wiele sposobów.


Podsumowując:

  1. Elastyczność to zdecydowana zaleta systemu, który jest po to, aby dostosować się do firmy i wesprzeć jej procesy sprzedażowe.
  2. System powinien dać możliwość tworzenia własnych procesów sprzedażowych, z własnymi etapami.
  3. CRM powinien pozwalać na tworzenie wielu, różnych procesów, a korzystanie z nich powinno być przejrzyste.
  4. Raporty to kopalnia wiedzy i doskonałe narzędzie do optymalizacji procesów sprzedażowych.


Jeśli masz pytania, napisz do nas. Podpowiemy, jak możesz zwiększyć swoją sprzedaż z pomocą systemu CRM.