Jak działa program CRM?

Jak działa program CRM?


Program CRM (ang. Customer Relationship Managment) służy głównie jako baza danych usprawniająca zarządzanie informacjami o klientach i wykorzystywanie ich do optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa. System wspomaga także efektywną i sprawną sprzedaż towarów i usług, umożliwia tworzenie precyzyjnych ofert wartościowych z punktu widzenia klienta oraz usprawnia planowanie kampanii marketingowych. Korzyści z używania CRM w firmie jest więc naprawdę sporo. Jak program CRM działa w praktyce?


Program CRM - budowa


W Internecie oraz literaturze fachowej znaleźć można mnóstwo informacji na temat tego, czym program CRM jest, jakie są jego wady i zalety. W momencie, kiedy przychodzi jednak co do czego, pracownicy firm nie wiedzą często jak CRM jest zbudowany, a co za tym idzie – jak w pełni wykorzystać jego możliwości.


System CRM składa się z jednej strony z elementów opisujących poszczególne aspekty współpracy firmy z klientem, z drugiej zaś z takich, które wspierają wyłącznie procesy wewnątrz przedsiębiorstwa. Program ułatwia zbieranie i katalogowanie danych o kontrahentach, sprzedaży czy obrotach przedstawicieli handlowych, co umożliwia z kolei ich bardziej wydajne wykorzystanie (w systemie można je wyszukiwać, edytować, grupować itp.). System można także skonfigurować odpowiednio do potrzeb przedsiębiorstwa tak, aby korzyści płynące z oprogramowania CRM w firmie były jak największe.

Jak działa program CRM?

Narzędzia, w które wyposażony jest system CRM, ułatwiają jego użytkownikom pracę na wielu poziomach. Opracowany został bowiem dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie skuteczność oraz uniwersalność. Decydując się na jego wdrożenie, otrzymujesz szansę na koordynowanie pracy zarówno swojej, jak i zespołu pracowników. Program CRM dostarcza także efektywne narzędzia do komunikacji, zarządzania sprzedażą oraz marketingiem, a także kompletną wiedzę o kontrahentach.


Baza wiedzy o kontrahentach

Jednym z podstawowych elementów efektywnego funkcjonowania firmy jest szybki dostęp do danych o klientach i partnerach biznesowych. System CRM pomaga gromadzić podstawowe dane na ich temat (nazwa przedsiębiorstwa, branża, adres, telefon, NIP, notatki czy uwagi). To z kolei umożliwia pracownikom szybkie odnajdywanie wszystkich informacji niezbędnych do prowadzenia procesu sprzedaży. W programie CRM znajdują się także wszystkie dane kontaktowe do klientów, zarówno tych obecnych, jak i potencjalnych. Można także przypisać do kontrahenta głównego opiekuna handlowego oraz dodatkowych opiekunów. Program CRM to zatem wygodna baza wiedzy oraz szansa na uniezależnienie od notesów i arkuszy kalkulacyjnych w Excelu. Co więcej, zebrane dane są bezpieczne – nie znikną z firmy przy nieobecności pracownika.


Usprawnienie procesu sprzedaży

Program CRM jest niezwykle pomocny w usprawnieniu zarządzania sprzedażą w przedsiębiorstwie. Umożliwia on bowiem sprawne zarządzanie etapami sprzedaży, składanie zamówień oraz standaryzację ofertowania. Dzięki programowi możliwe jest także archiwizowanie umów z klientem (gromadzenie i przechowywanie danych na temat czasu obowiązywania umowy, udzielonych rabatów czy warunków fakturowania), wystawianie faktur i nadzorowanie informacji o stanie ich płatności. System pomaga także w ewidencjonowaniu ofert wraz z danymi o cenach indywidualnych czy udzielonych rabatach. Pracownicy mogą więc planować swoje zadania wobec poszczególnych szans sprzedaży. Program CRM umożliwia również przekształcanie oferty w zamówienie klienta oraz raportowanie ich według dowolnych kryteriów.


Zwiększenie efektywności pracy przedsiębiorstwa

Podstawą efektywnej działalności firmy jest planowanie i koordynowanie działań pracowników. Program CRM przypomina o zaplanowanych zadaniach – każdy pracownik posiada swój interaktywny kalendarz z zapisanymi w nim zdarzeniami oraz możliwością podglądu kalendarzy innych pracowników. Dzięki temu handlowcy mogą skupić się na kliencie, a nie na terminach kolejnych zadań. Co więcej, system może wyświetlać na osobistym pulpicie najbardziej istotne zdarzenia (np. spotkania z klientami). Wdrożenie systemu CRM pozwala także na szybkie i efektywne sprawdzenie, kto i z jakim rezultatem kontaktował się z danym klientem. Przykładem może być notatka z rozmowy telefonicznej lub pismo otrzymane od klienta.

Osiągniesz większą efektywność działania firmy, przeprowadzając analizę działań pracowników. Program CRM umożliwia generowanie raportów dla zarządu, dzięki czemu szybko i efektywnie skontrolujesz działanie zespołu handlowców. Raporty pokazują również obroty poszczególnych pracowników w danym okresie, a zarząd ma dostęp do danych, wskazujących na jakim etapie znajdują się poszczególne procesy sprzedażowe (szanse sprzedaży). Co więcej, program tworzy analizy, wskazujące jacy klienci generują największe obroty (ranking kontrahentów) oraz jakie produkty są najczęściej kupowane.


Zrozumienie działania systemu CRM jest kamieniem milowym w usprawnieniu działania firmy. Tylko wówczas przedsiębiorstwo może bowiem w pełni wykorzystać wszystkie funkcje programu i cieszyć się usprawnieniem relacji z klientem. A zadowolony klient oznacza zwiększenie rentowności firmy.


Szukasz większego systemu CRM?


Sprawdź system Aura Business - elastyczne rozwiązanie dedykowane dla wymagających klientów.