Efektywniejszy menedżer sprzedaży ze wsparciem CRM-a
Jak wiadomo, pod terminem “zarządzanie relacjami z klientami” kryje się zarówno ogólna, rzutująca na działalność całego biznesu filozofia, jak i system informatyczny, który wspiera budowanie, utrzymywanie oraz rozwój relacji z klientem. Beneficjentami drugiego z tych narzędzi są w praktyce całe działy sprzedaży w firmach – od indywidualnych handlowców, którzy na co dzień mają kontakt z klientem, aż po zarządzających ich pracą kierowników. Pojawia się jednak pytanie: jak może skutecznie korzystać z systemu CRM menedżer sprzedaży? Które funkcje i możliwości takiego rozwiązania mają dla niego największe znaczenie, oraz które z nich są najczęściej wykorzystywane? I – tak właściwie – w jakim stopniu użytkowanie systemu CRM wpływa na efektywne zarządzanie sprzedażą?
W artykule poruszamy takie tematy jak:
- CRM dla menedżera sprzedaży,
- pulpit pracy menedżera sprzedaży i dedykowane zakładki,
- baza kontrahentów – obszerna wiedza o klientach,
- karta kontrahenta – podstawa do budowania relacji,
- zarządzanie procesem sprzedażowym,
- efektywny menedżer sprzedaży a korzystanie z raportów,
- organizacja pracy z wykorzystaniem kalendarza i zadań,
- ustandaryzowane dokumenty – sposób na spójność,
- zarządzanie uprawnieniami i sprawna kontrola.
Zapoznaj się z poniższym materiałem i dowiedz się, w jaki sposób możesz osiągnąć maksymalną skuteczność pracując jako menedżer sprzedaży w systemie CRM.
CRM dla menedżera sprzedaży
Zaczynając od podstaw – system CRM to takie rozwiązanie informatyczne, którego zadaniem jest wspieranie wszystkich procesów na linii klient-organizacja, a także wspomaganie automatyzacji w firmie. Choć współczesne CRM-y znajdują zastosowanie na wielu różnych płaszczyznach, jak na przykład realizacja czy marketing, niniejszy materiał skupia się na ich tradycyjnym wykorzystywaniu w obszarze sprzedażowym. Skuteczne zarządzanie zespołami sprzedażowymi nie tylko bowiem wymaga wysokich kompetencji menedżera, ale też bezpośrednio wiąże się z używanymi przez niego narzędziami. Do takich instrumentów należą właśnie systemy do zarządzania relacjami z klientami, które dziś wykorzystują lub planują wykorzystać niemal wszystkie liczące się na rynku przedsiębiorstwa.
Pulpit pracy menedżera sprzedaży – stała wiedza o podejmowanych działaniach
Pierwszą i jednocześnie niezbędną dla osoby pracującej jako menedżer sprzedaży funkcją systemu CRM, która pozwala w mgnieniu oka zapoznać się z sytuacją całej firmy jest pulpit pracy. Codzienny kontakt z wszystkimi handlowcami firmy i bieżące przeglądanie wysyłanych przez nich ofert czy faktur to wyjątkowo czasochłonne zajęcia, na które nie każdy szef sprzedaży zawsze znajdzie czas. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest właśnie pulpit menedżera, który w jednym widoku, w przejrzysty i czytelny sposób ukazuje wszystkie najważniejsze – określone przez samego menedżera – informacje o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Dostosuj swój pulpit pracy – dedykowane zakładki
W pierwszej zakładce przedstawione są aktywności właściciela pulpitu, czyli po prostu Twoje – menedżera sprzedaży. Miejsce to pozwala Ci na szybki pogląd własnego kalendarza i dzisiejszych zadań (w tym na przykład spotkań zaplanowanych dla Ciebie przez handlowców). Możesz również na bieżąco śledzić aktualny poziom realizacji kluczowych celów.
Kolejna zakładka umożliwia podgląd wszystkich aktywności działu sprzedaży – na przykład indywidualnych celów pracowników, podejmowanych przez nich działań czy ostatnich zdarzeń sprzedażowych względem wybranych kontrahentów.
Poza aktywnością własną czy całego działu sprzedaży, z pulpitu pracy masz dostęp do praktycznie wszystkich kluczowych wskaźników efektywności w firmie. Na poszczególnych zakładkach znajdziesz na przykład dynamiczną analizę wyszczególnionych najważniejszych danych w zakresie szans sprzedaży, ofertowania, składanych zamówień czy sprzedaży w całej organizacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o pulpicie pracy menedżera sprzedaży i jego możliwościach, serdecznie zapraszamy do zapoznania się z materiałem, który poświęcony jest temu tematowi - ARTYKUŁ.
Wykorzystaj system CRM w swojej pracy i efektywnie zarządzaj sprzedażą.
Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej. Przez cały miesiąc.
Baza kontrahentów – obszerna wiedza o klientach
Kolejnym istotnym dla menedżerów sprzedaży elementem oprogramowania CRM jest baza kontrahentów, gromadząca wszystkie niezbędne, dotyczące ich dane. Korzystając z CRM-a, masz gwarancję, że tego rodzaju informacje zawsze będą odpowiednio i przejrzyście uporządkowane, dzięki czemu jako menedżer sprzedaży z łatwością będziesz w stanie w dowolnym momencie je przeanalizować.
Karta kontrahenta – podstawa do budowania relacji
Na całą bazę klientów Twojej firmy składają się pojedyncze karty kontrahentów, które po brzegi są wypełnione istotnymi z punktu widzenia menedżera danymi.
Standardowo, pierwsze miejsce od lewej strony w karcie kontrahenta zajmuje zakładka poświęcona ogólnym informacjom o przedsiębiorstwie. Znajdziesz tam, oczywiście, takie elementy jak nazwa firmy, jej adres, numer NIP, ale też przypisanego do niej handlowca-opiekuna czy informacje dotyczące osób kontaktowych i inne, bardziej szczegółowe dane.
Następna w kolejności jest zakładka dotycząca finansów, która – jak wskazuje jej nazwa – poświęcona jest różnego rodzaju obrotom pieniężnym. To miejsce do szybkiego podglądu, między innymi, nieuregulowanych należności, zobowiązań, czy – na przykład – łącznych obrotów netto.
Idąc dalej, w zakładce “Dokumenty” z łatwością przejrzysz wszystkie powiązane z klientem szanse sprzedaży, zamówienia, oferty handlowe, faktury, dokumenty magazynowe czy płatności.
W “rabatach” z kolei sprawdzisz – jak nazwa wskazuje – wszystkie aktywne rabaty kontrahenta (lub dodasz nowe) czy przypisany mu cennik na poszczególne usługi Twojej firmy.
“Atrybuty” stanowią zbiór kluczowych dla Twojego przedsiębiorstwa charakterystyk klienta: między innymi status Waszej współpracy, wielkość jego firmy, branżę, potencjał na poszczególne produkty. Te pola oczywiście jako menedżer sprzedaży możesz w pełni dostosować do swojego biznesu, wpisując tu wszelkie istotne w Waszej segmentacji klienta obszary.
Ostatnią zakładką, na którą należy zwrócić uwagę są “zadania i zdarzenia”, które w praktyce stanowią historię całych Waszych dotychczasowych relacji z kontrahentem i zaplanowanych wobec niego działań – z łatwością możesz więc monitorować wszystkie podejmowane wobec klientów przez handlowców aktywności. Pracując jako menedżer sprzedaży masz również możliwość, aby w kilku kliknięciach zaplanować zadania dla Twoich pracowników, o których – oczywiście – dostaną oni odpowiednie powiadomienie.
Zarządzanie procesem sprzedażowym
Jako menedżer sprzedaży z pewnością dużą ilość czasu spędzisz w module szans sprzedaży, który umożliwia wyjątkowo łatwe zarządzanie całym procesem sprzedażowym. Podstawowy widok tego modułu pozwoli Ci na analizę wszystkich otwartych szans przez wybranych handlowców. Zobaczysz więc, ile tematów jest obecnie w trakcie zamykania czy jakie są wartości poszczególnych szans sprzedaży. Dodatkowo, w paru kliknięciach sprawdzisz także, co się dzieje z danym leadem i poznasz jego pełną historię. Ikony przy szansach podpowiedzą Ci, że zbliża się termin wykonania jakiegoś zadania albo, że taki termin już minął, i że któryś z Twoich pracowników nie wykonał zaplanowanego zadania w odpowiednim czasie. Tak samo dowiesz się też o trzeciej sytuacji – prawdopodobnie najbardziej niekorzystnej dla przedsiębiorstwa – to znaczy takiej, w której ktoś w ogóle nie zaplanował dalszych kroków w związku z daną szansą sprzedaży. Oznacza to po prostu, że Twoja firma wygenerowała koszt pozyskania potencjalnego klienta, ale nikt się tak naprawdę nim nie zajmuje, co – oczywiście – stanowi dla Ciebie, jako dla menedżera sprzedaży, wyjątkowo cenną informację.
Poza klasycznym widokiem procesu możesz skorzystać również z tak zwanego widoku zegara, który podsumowuje wszystkie wygrane szanse sprzedaży na przestrzeni miesięcy, zliczając jednocześnie ich wartość. Jest to zatem wygodny sposób na sprawdzenie poziomu realizacji określonych targetów i planowanie kolejnych na następne okresy.
Idąc dalej, kolejnym kluczowym podsumowaniem w zakresie szans sprzedaży jest ich przedstawienie w formie listy. Taki widok pozwala na podgląd praktycznie wszystkich szans, które przeszły przez dział handlowy w firmie – zarówno tych jeszcze otwartych, jak i tych już wygranych czy przegranych. Co ważne, z łatwością przefiltrujesz je względem dowolnych wartości, na przykład ich tytule, statusie, dacie otwarcia lub zamknięcia, przypisanym pracowniku czy nawet źródle pozyskania.
Efektywny menedżer sprzedaży korzysta z raportów
Niezbędnym elementem CRM-a pozwalającym kierownikom na skuteczne podejmowanie decyzji każdego dnia są wbudowane w systemie raporty. Kontynuując poprzedni wątek, znaczna część z nich poświęcona jest właśnie szansom sprzedaży. Jako menedżer sprzedaży z łatwością przeanalizujesz, na przykład, utracone szanse i sprawdzisz przyczyny ich utraty, czy też po prostu na bieżąco będziesz monitorować aktywność poszczególnych Twoich handlowców.
Co więcej, raporty w CRM-ie pozwalają Ci także sprawdzić konwersję lejka i zidentyfikować wąskie gardła procesu, dzięki czemu możesz doskonalić ofertę firmy lub sposób pozyskiwania klientów. Dla przykładu, jeśli Twoi handlowcy duży procent szans tracą na pierwszym etapie, może to świadczyć o pozyskiwaniu leadów w niewłaściwym targecie. Z kolei, nadzwyczajnie duża utrata po ofertowaniu może sugerować pewne problemy związane z samą ofertą produktową Twojej firmy, która – na przykład – wypada dla klientów niekorzystnie na tle konkurencji.
Wykorzystaj system CRM w swojej pracy i efektywnie zarządzaj sprzedażą.
Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej. Przez cały miesiąc.
Organizacja pracy z wykorzystaniem kalendarza i zadań
Kolejnym kluczowym obszarem CRM-a dla menedżerów sprzedaży jest przejrzysty kalendarz. To nie tylko kolejne miejsce, w którym szybko i wygodnie możesz planować Twoim handlowcom zadania, ale też sposób na natychmiastowe przejrzenie wszystkich zadań przez nich wykonanych oraz tych nadchodzących. Dodatkowo, jeśli zdarzy się sytuacja, w której pracownik będzie się z jakimś tematem spóźniał, dzięki funkcji kalendarza zobaczysz, że nie jest on na bieżąco i będziesz w stanie podjąć odpowiednie działanie.
Poza widokiem tradycyjnym kalendarz pozwala również na podgląd w formie listy aktywności. To wyjątkowe udogodnienie w szczególności dla osób, które wolą analizować zadania różnych pracowników w postaci tabeli, a nie bezpośrednio na kalendarzu. Dzięki tej opcji możesz, na przykład, sprawdzić wszystkie zrealizowane spotkania czy wykonane w danym czasie telefony przez określonych pracowników – wystarczy zaledwie kilka kliknięć. Poszczególne zdarzenia mogą – a nawet powinny – zostać opatrzone odpowiednią notatką, dzięki czemu jako menedżer sprzedaży nie otrzymujesz jedynie suchych informacji, a faktycznie jesteś w stanie trzymać rękę na pulsie i kontrolować to, co się dzieje w firmie.
Ustandaryzowane dokumenty – sposób na spójność
Przechodząc z menu do zakładki “dokumenty”, w bazowej wersji systemu masz bezpośredni dostęp do składanych ofert handlowych czy zamówień klienta, aktualnych faktur sprzedaży czy zakupu bądź całego repozytorium plików.
System do zarządzania relacjami z klientami ma w kwestii ofertowania szczególnie istotne znaczenie, pozwala bowiem na wprowadzenie jednolitego standardu w całej firmie i zadbanie o spójny wizerunek przedsiębiorstwa. Zarządzając raportami dotyczącymi ofert handlowych w CRM-ie masz dostęp do pełnej listy ofert wystawionych przez Twoich handlowców, z uwzględnieniem, na przykład, najczęściej oferowanych produktów lub ich kategorii.
W drugiej z ważnych zakładek dokumentów czyli “zamówieniach klienta” możesz na bieżąco monitorować wszystkie składane przez Twoich handlowców zamówienia, ich statusy oraz produkty, których dotyczą lub ich kwoty – zarówno te brutto, jak i netto.
Menedżer sprzedaży kontroluje i nadaje uprawnienia
Idąc dalej, zintegrowanie systemu CRM z Twoim serwerem pocztowym pozwoli Ci na zarządzanie uprawnieniami w taki sposób, by przyznać Ci pełen dostęp do skrzynek pocztowych Twoich pracowników. Dzięki temu zawsze będziesz miał wgląd do wysyłanych przez nich wiadomości i kontrahentów, z którymi się kontaktują, a oni nie będą musieli informować Cię o każdym pojedynczym kontakcie z klientem.
W podobny sposób możesz również zarządzać uprawnieniami samych pracowników w Twoim systemie. Tylko od Ciebie zależy bowiem, do jakich funkcji i jakich informacji w CRM-ie mają oni dostęp. Jest to więc wyjątkowo szybki i prosty sposób na zabezpieczenie się przed niepożądaną utratą danych.
Podsumowanie
Zarządzanie działem handlowym to bez wątpienia wyjątkowo trudna sztuka. Świetnym dopełnieniem wysokich kompetencji menedżera sprzedaży może być właśnie system CRM, którego funkcje tworzone są z myślą o ułatwianiu pracy kierowników.
Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas materiał okaże się dla Ciebie wartościowy i wskaże odpowiednią drogę do skutecznego korzystania z CRM-a. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, serdecznie zapraszamy Cię do kontaktu z naszymi specjalistami.
Polecamy także:
- Kokpit menedżerski – jedno spojrzenie i znasz sytuację całej firmy
- Automatyzacja sprzedaży - jak oszczędzić czas?
- CRM dla przedstawicieli handlowych to NIE narzędzie do kontroli. Poznaj korzyści CRM
Wykorzystaj system CRM w swojej pracy i efektywnie zarządzaj sprzedażą.
Wypróbuj bezpłatnie Synergius CRM. Bez zobowiązań i bez karty kredytowej. Przez cały miesiąc.